Tổng đài ảo không giống như tổng đài truyền thống thông thường. Chi phí đầu tư ban đầu nhỏ, không phải có đội ngũ bảo trì và đào tạo liên tục, không phải cài đặt và backup thường xuyên, Với sự bùng nổ của công nghệ đám mây, tổng đài ảo đang là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến.
Vậy tổng đài ảo là gì? Có những tính năng gì nổi trội? Cùng xem ngay bài viết sau đây để hiểu rõ!
Bên cạnh đó TriAnh Solutions xây dựng một hệ thống quản trị và cung cấp dịch vụ tổng đài ảo có tên là Talking.vn. Hệ thống mang nhiều tính năng nổi trội và có nhiều phần hiện đại hơn, áp dụng các công nghệ tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập, xây dựng cho mình một hệ thống Tổng đài ảo vừa hiện đại, vừa đơn giản sử dụng và vừa dễ dạng tích hợp với các hệ thống khác.
Chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết bên dưới nhé.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo hay còn gọi là Virtual PBX , Cloud PBX, Hosted PBX. Là một hệ thống liên lạc nội bộ doanh nghiệp có thể bao gồm voice call, video call, chat, messing, notification, contacting, autocall, auto messaging…
Hệ thống được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ đặt tại các trung tâm dữ liệu.
Nếu là là nội bộ, có thể sử dụng qua mạng LAN, WAN riêng của doanh nghiệp.
Nếu là cloud thì được cung cấp dịch vụ qua internet.
Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống.
Có thể cho một nhân viên không nhất thiết là kỹ thuật vẫn có dễ dàng thiết lập các cấu hình cần thiết như: Thay đổi lời chào, thay đổi ghi âm, thay đổi kịch bản cuộc gọi (IVR), thay đổi Agent, và các thông tin khác.
Tổng đài ảo cũng có thể được xem như một tổng đài thông thường, tuy nhiên bao gồm các yếu tố sau:
- Được xây dựng trên hệ thống đám mây
- Được tạo ra các khung hoạt động có sẵn (framework)
- Đảm bảo tính liên tục
- Đơn giản hóa quá trình thiết lập và sử dụng
- Không tốn chi phí quản trị
- Không tốn chi phí đầu tư
PBX: là viết tắt của Private Branch Exchange, đây là một hệ thống điện thoại riêng cho phép một tổ chức giao tiếp với bên trong cũng như bên ngoài. Hệ thống tổng đài là hệ thống để định tuyến các cuộc gọi đến, cho phép bạn chuyển các cuộc gọi đến các tiện ích mở rộng khác và chứa tất cả các thông số kỹ thuật về cách hệ thống điện thoại của bạn sẽ hoạt động.
Lợi ích của Tổng đài ảo
1. Đối với doanh nghiệp sử dụng
- Việc đăng ký và thiết lập một hệ thống tổng đài ảo, chỉ đơn giản như việc đăng ký một tài khoản gmail.
- Doanh nghiệp không phải bỏ chi phí quá lớn để xây dựng hệ thống.
- Việc bảo trì và nâng cấp định kỳ được thực hiện bởi đơn vị cung cấp, đảm bảo rằng không có sự gián đoạn cho doanh nghiệp.
- Không cần phải thuê nhân viên chuyên dụng để chăm sóc các hệ thống này, thay đổi cấu hình hoặc thêm dịch vụ mới thực hiện đơn giản.
2. Đối với đơn vị cung cấp hệ thống Tổng đài ảo
Các đơn vị cung cấp hệ thống có thể sử dụng công nghệ đám mây, kiến trúc đa tầng và tối giản chi phí để cung cấp hiệu quả dịch vụ điện thoại cho hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn khách hàng cùng một lúc. Họ có thể tận dụng kinh nghiệm, chuyên môn và vốn của mình trong các lĩnh vực được yêu cầu nhiều nhất.
Điểm yếu của Tổng đài ảo
Tất nhiên không có một giải pháp nào hoàn hảo cả. Tổng đài ảo có nhiều lợi ích nhưng cũng có một vài điểm yếu nhỏ, bạn cũng cần xem xét trước khi sử dụng:
1. Tính bảo mật
Đây là một yếu tố rất quan trọng đối với một hệ thống sử dụng trên cloud.
Một hệ thống tổng đài ảo, cần phải ứng dụng tất cả những giải pháp bảo mật tối ưu nhất, và hiện đại nhất. Tự động cập nhật bảo mật định kỳ. Đội ngũ bảo mật phải chuyên sâu và phải có độ sẵn sàng cao.
2. Hoạt động hoàn toàn trên Internet
Tổng đài ảo sử dụng hoàn toàn qua intenet nên nếu đường truyền internet của công ty gặp sự cố như băng thông nhỏ, đường truyền không ổn định... thì các cuộc gọi cũng sẽ bị giảm chất lượng hoặc bị loại bỏ hoàn toàn. Nếu xảy ra sự cố rớt mạng, thì hệ thống sẽ không thể hoạt động được, điều đó sẽ dẫn đến các cuộc gọi nhỡ được ghi nhận trên hệ thống.
Yêu cầu một đường internet ổn định là một điều kiện bắt buộc. Điều may mắn là hạ tầng internet tại Việt Nam hiện nay cũng đã đạt đến một mức độ khá tối ưu. Và người dung cũng có thể có nhiều lựa chọn từ Wifi qua 4G, và ngược lại một cách linh động và hoàn toàn tự động.
Những ưu điểm mà doanh nghiệp nên lựa chọn Tổng đài ảo
Mặc dù có một số phụ thuộc vào đường truyền và vài điểm yếu nêu trên, nhưng tổng đài điện ảo vẫn là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo rằng trải nghiệm liên lạc thống nhất của bạn là toàn diện và linh hoạt.
Đây là một hệ thống tối ưu các công ty muốn tiết kiệm chi phí cho giải pháp phần cứng, hoặc nhân sự quản trị CNTT.
Sau đây là những lý do để doanh nghiệp chúng ta nên suy tính cho việc triển khai một hệ thống Tổng đài ảo.
1. Cài đặt nhanh gọn và tiết kiệm chi phí
Với giải pháp tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải trang thiết bị phần cứng lưu trữ, cài đặt và bảo trì phần cứng tốn kém.
Với giải pháp Tổng đài ảo, việc lưu trữ, cài đặt, bảo trì đều được thực hiện bởi phía nhà cung cấp.
Việc cài đặt, cấu hình đã được thự hiện tự động hoàn toàn, và người sử dụng chỉ cần click chuột để tạo ra cho mình một kịch bản hệ thống hợp lý.
2. Có thể mở rộng linh hoạt
Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng.
Việc đầu tư cũng rất đơn giản, chỉ việc lên trang quản trị, chọn số lượng cần mở rộng, tạo ra các user, extension theo ý muốn sử dụng của mình.
Hệ thống sẽ tự động thực hiện theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
3. Tích hợp dễ dàng
Tùy thuộc và nền tảng của hệ thống tổng đài tốt, hỗ trợ full API, thì việc tích hợp với các giải pháp khác như phần mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm quản lý nội bọ (ERP), phần mềm quản lý truyền thông, marketing, phần mềm kế toán một cách dễ dàng.
4. Đa dạng các tính năng hỗ trợ
Tổng đài ảo cung cấp thêm giá trị và một số tính năng bổ sung mà các tính năng khác ở các hệ thống tổng đài truyền thống không thể cung cấp, hoặc có thể cung cấp với một chi phí đầu tư cũng như các chi phí quản trị rất lớn. Ví dụ như:
- Hàng đợi cho cuộc gọi,
- Quản lý Agent login/logout và các trạng thái nghe/gọi/chờ/DND/Hold/Lunch/Meeting ..
- Quản lý IVR,
- Quản lý báo cáo tường minh, linh động, dễ dàng thay đổi cách thức, form mẫu báo cáo,
- Tính năng quản lý trong cuộc gọi... có thể mang lại trải nghiệm và phục vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp
5. Phát triển các tính năng mới
Nhu cầu phát triển theo thời gian là một yếu tố không thể thiếu đối với đà phát triển của xã hội.
Việc đầu tư một hệ thống truyền thống hiện không còn phù hợp với việc thay đổi tính năng mỗi ngày, phát triển tính năng mỗi ngày.
Tổng đài ảo là Phương tiện dễ dàng để có được những tính năng mới mà doanh nghiệp cần phải có khi xã hội phát triển, chẳng hạn như:
Các tính năng phát triển gần là các tính năng về AI:
- Bộ nhận dạng giọng nói
- Bộ đọc text to speech
- Bộ phân tích hiểu và đưa ra quyết định.
Có thể là Tích hợp AI để có một trợ lý ảo cho mỗi người sử dụng trong doanh nghiệp:
- Có thể phân tích thời khóa biểu làm việc
- Có thể nhắc việc, quản lý công việc nội bộ
- Có thể dựa vào plan công việc để phân tích mức độ quá tải hay rảnh rỗi của từng nhân viên và offer các hoạt động thêm công việc hay tăng cường giải trí.
Có thể có các kết nối Social của từng nhân viên để quản lý việc kết nối với khách hàng của doanh nghiệp qua các kênh social.
6. Thân thiện di động
Ngày nay, khi mọi thứ đang dần dịch chuyển qua thiết bị di động.
Nhiều ứng dụng di động cho phép người tham dự có quyền truy cập vào bộ tính năng đầy đủ từ thiết bị di động của họ. Đây là một cách hoàn hảo để những người tham dự cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, ngay cả khi họ không có máy tính. Vì hệ thống hoạt động dựa trên internet, người tham dự cũng có thể sử dụng internet xung quanh mình để tham dự các cuộc họp và cuộc gọi.
7. Thời gian hoạt động liên tục
Việc xây dựng hệ thống trên Cloud giúp doanh nghiệp không phải lo và quan tâm đến việc chạy và đảm bảo hệ thống máy chủ hoạt động ổn định.
Không phụ thuộc việc nguồn điện phải cung cấp đầy đủ.
Không phụ thuộc vào kết nối đường truyền.
8. Không cần phần cứng phức tạp
Tổng đài ảo không phải đầu tư máy chủ, không phải đầu tư máy điện thoại , không phải đầu tư thiết bị dây dẫn.
Giúp việc quản lý, quản trị dễ dàng hơn.
Giải pháp Tổng đài ảo của Talking.vn
Việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo là vấn đề mà doanh nghiệp cần phải xác định và lựa chọn bởi nó là hệ thống nền tảng, giúp doanh nghiệp kinh doanh trên đó, còn là nền tảng kết nối đến nhiều hệ thống khác, còn là nền tảng liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp.
Do vậy sự lựa chọn phải dựa theo nhiều những tiêu chí sau đây:
- Kinh nghiệm cung cấp dịch vụ này ở thị trường (từ 5 năm trở lên)
- Khả năng hỗ trợ khách hàng 24/7 để đáp ứng ngay hệ thống khi có sự thay đổi
- Khả năng mở rộng và kết nối đến các hệ thống khác như:
- Phần mềm CRM, nếu có phần mềm riêng là tốt nhất
- Phần mềm quản lý công việc nội bộ,
- Phần mềm quản lý phiếu yêu cầu từ khách hàng,
- Kết nối với các phần mềm kế toán, quản trị nội bộ khác
- Khả năng phát triển tổng đài một cách độc lập, không phụ thuộc quá nhiều vào các phần mềm nguồn mở hoặc các hệ thống đóng khác.
Đội ngũ và năng lực phát triển của doanh nghiệp đủ mạnh để có thể phát triển sản phẩm dịch vụ lâu dài với doanh nghiệp.
1. Riêng hệ thống Tổng đài ảo Talking.vn, chúng ta còn có được nhiều những lợi ích ưu việt như sau:
- Tích hợp được với đầu số điện thoại của tất cả các nhà mạng, số mới hoặc số cũ đã có sẵn
- Tích hợp sẵn Voice Brand Name, cuộc gọi với tên thương hiệu
- Tích hợp sẵn với các Hệ thống CRM khác
- Có cung cấp sẵn các phân hệ:
- Quản lý công việc nội bộ,
- Quản lý phiếu yêu cầu từ khách hàng,
- Kết nối với các phần mềm kế toán, quản trị nội bộ khác
- Phân hệ đánh giá KPI nhân viên
- Phân hệ quản lý kênh chat social (Zalo, Viber, Facebook, Webchat), quản lý phòng chat độc lập trên cùng một kênh ZaloOA, Facebook, Webchat
- Tích hợp module chat nội bộ doanh nghiệp
- Tích hợp với Zalo (ZNS, ZCC) và các tính năng chat đặc biệt khác của Zalo OA, mà không cần phải lập trình thêm. Quản lý phòng chat độc lập trên cùng một kênh ZaloOA. Cho phép cấu hình nhiều ZaloOA cùng lúc.
- Tích hợp với Facebook và quản lý phòng chat độc lập trên cùng một kênh Fanpage. Cho phép cấu hình nhiều Fanpage cùng lúc.
- Tích hợp với Webchat và quản lý phòng chat độc lập trên cùng một kênh Fanpage. Cho phép cấu hình nhiều Fanpage cùng lúc.
- Sử dụng Softphone riêng của Talking.vn có tên Talking.vn
- Tự động cài đặt với các dòng IP Phone thông dụng trên thị trường.
- Đơn giản hóa các thao tác cài đặt (Tổng đài và IP Phone, Softphone) bằng một click chuột.
- Hỗ trợ Video Conferencing
2. Bảo mật thông tin cao
Hệ thống Talking.vn được ưu tiên ứng dụng các công nghệ bảo mật tối ưu nhất hiện nay bào gồm:
- Sử dụng các chính sách bảo mật cao nhất mà hệ thống VIOP cần phải có: Chỉ sử dụng mã hóa SSL/TLS cho tất cả các loại kết nối dịch vụ.
- Hệ thống quản lý chức thực thông qua hệ thống Firewall Checkpoint.
- Quản lý người dùng bắt buộc thay đổi mật khẩu, xác thực 2 yếu tố một cách chặt chẽ.
Quản lý thao tác trên web ứng dụng toàn bộ Google Captcha và Google Cloud security solutions
3. Đơn giản, thông minh và tiết kiệm
Yếu tố này là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một sản phẩm dịch vụ nào
- Đơn giản sử dụng: Hệ thống của Talking.vn luôn hướng đến sự thân thiện cho người dùng, mọi chức năng đều được tinh gọn cho việc sử dụng trở nên đơn giản hơn. Dễ dàng mở rộng.
- Thông minh: Hệ thống hoạt động linh hoạt thông minh, logic thống nhất. Quy trình quản lý chặt chẽ, minh bạch
- Tiết kiệm: Giải pháp mang lại sự tiết kiệm rất nhiều chi phí cho người sử dụng như: Tối ưu hóa cuộc gọi nội mạng, không tốn phí mua thiết bị đầu cuối (Talking.vn hỗ trợ cả Mobile App và App trên PC/Laptop 100% tự động cài đặt và cấu hình).
4. Hệ thống mạnh mẽ linh hoạt
Talking.vn cung cấp các giải pháp kể cả Cloud, On-premise và Hybrid.
Hệ thống Cloud với năng lực cực lớn, có thể cung cấp vài chục ngàn concurrent với 100% hoạt động trên RAM và SSD. Đảm bảo tốc độ đọc ghi và truy cập không bị nghẽn và không bị thiếu sót hoặc mất record.
Hệ thống Cloud với bandwidth đấu nối trong nước lên đến 10Gbps đảm bảo lưu lượng đồng thời gần như không giới hạn.
Cung cấp 100% API cho khách hàng mà không cần phải lập trình hay customize.
Mô hình Clustering tiêu chuẩn của Mỹ như Avaya, Cisco, phân tải cao (H.A/Loadbalancing) - SLA 99.99%
5. Triển khai và sử dụng ở nhiều doanh nghiệp
Talking.vn đã triển khai áp dụng thành công ở nhiều Doanh nghiệp với các bộ phận hoạt động: Chăm sóc khách hàng, Telesales, Thu hồi nợ và Marketing,... từ lĩnh vực: Tài chính, Kinh Doanh - Bán lẻ, Giáo Dục, Y tế, Ngân hàng, Vận chuyển, Logistic,...
Những hệ thống tiêu biểu sử dụng trên 5 năm.
Đã có tới hơn 1000 khách hàng vừa và nhỏ trong nước và nước ngoài sử dụng hệ thống dịch vụ của Talking.vn
6. Hỗ trợ khách hàng 24/7 với độ ngũ thân thiện và giàu kinh nghiệm
Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực, nắm công nghệ sản phẩm và thành công mô hình lớn. Talking.vn sẽ là giải pháp hoàn toàn phù hợp cho sự phát triển của doanh nghiệp.
>> XEM THÊM: Bảng báo giá và trải nghiệm tại https://member.talking.vn
Hoặc trải nghiệm chức năng chat trên Zalo OA của Talking.vn bằng cách scan mã QR dưới đây:
