Trước đây, trả lời cuộc gọi của khách hàng chính là công việc chiếm rất nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ trợ lý VoIP, bạn đã có một sự lựa chọn tuyệt vời để giải quyết vấn đề nhanh hơn, tốt hơn và đương nhiên là tiết kiệm thời gian hơn. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn nắm thêm về khái niệm trợ lý VoIP, một công nghệ được ưa chuộng hàng đầu trên thế giới ngày nay.
Đưa ra các thông tin quan trọng ngay đầu cuộc gọi
Thay vì những tiếng đổ chuông như thông thường, khi được lập trình bạn hoàn toàn có thể sử dụng trợ lý VoIP để đưa ra những thông tin hữu ích như:
- Thời gian làm việc của doanh nghiệp
- Các thông tin khẩn liên quan đến vấn đề cung cấp dịch vụ mà bạn muốn thông báo cho khách hàng
- Lựa chọn chuyển số đến bộ phận thích hợp
- Các đầu số khác của công ty
- Những thay đổi sẽ diễn ra trong thời gian sắp tới
- Các ưu đãi đặc biệt
- Thông tin về sản phẩm của công ty
- …
VoIP giúp cung cấp các thông tin đầu cuộc gọi
Rõ ràng, trong thời gian chờ đợi khách hàng đã nắm được rất nhiều thông tin bổ ích. Do đó khi gặp nhân viên tổng đài họ chắc chắn hỏi đúng người và dễ dàng nhận được câu trả lời hợp lý nhất.
Có một số trường hợp, chính những thông tin ở đầu cuộc gọi này khách hàng đã có được câu trả lời và không cần bất cứ nhân viên nào giải đáp thắc mắc nữa. Vì vậy hãy thống kê các câu hỏi thường gặp và cài đặt cho người trợ lý của mình để giảm tối đa thời gian nhận cuộc gọi của nhân viên.
Bên cạnh đó, trợ lý ảo cũng là nơi bạn có thể dựa vào trong một số tình huống đặc biệt mà nhân viên không thể dự đoán từ trước. Ví dụ trong trường hợp văn phòng làm việc đang gặp sự cố như có đám cháy hoặc sự kiện gì xảy ra, bạn có thể hoàn toàn thông báo đến khách hàng để họ chọn thời điểm gọi lại thích hợp.
Có thể trả lời các câu hỏi đơn giản bằng trợ lý VoIP
Theo như thống kê, đối với một doanh nghiệp lớn, hàng ngày họ phải tiếp nhận hàng nghìn cuộc gọi khác nhau của khách hàng nhằm tìm giải pháp cho một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, rất nhiều câu hỏi trong đó khá đơn giản và không thực sự cần một chuyên viên để trả lời.
VoIP có thể giúp trả lời các câu hỏi đơn giản
Với sự xuất hiện của trợ lý VoIP, bạn hoàn toàn có thể giúp khách hàng có câu trả lời hợp lý nhất mà không cần tốn thời gian của bất cứ nhân viên trực tổng đài nào. Trợ lý VoIP sẽ sử dụng các thông tin có được trên hệ thống và dựa vào câu hỏi của khách hàng để tìm phương án giải quyết thích hợp. Bạn có thể yên tâm rằng mọi phương án đưa ra là hoàn toàn chính xác.
Hiện nay, trợ lý VoIP sẽ giải quyết được một số vấn đề như sau:
- Gọi hỗ trợ kỹ thuật: Trợ lý VoIP có thể trả lời những câu đơn giản hoặc chọn chuyển máy đến bộ phận chuyên môn hơn
- Ghi nhận các phản hồi về sản phẩm mà bạn cung cấp
- Ghi nhận và chuyển các thông tin khiếu nại lên hệ thống để giải quyết
- Thông báo tình trạng hàng hóa đang vận chuyển
- Tìm hiểu thông tin về tài khoản
Ngoài ra, tùy vào từng dịch vụ cụ thể mà bạn cung cấp, nếu có đầy đủ thông tin trên hệ thống thì trợ lý VoIP sẽ giải quyết được vấn đề tốt nhất. Quả thực đây chính là giải pháp tuyệt vời để tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp.
Thiết lập các chức năng nâng cao trong những cuộc gọi định tuyến
Trước khi muốn thực hiện điều này, doanh nghiệp phải có danh sách thống kê đầy đủ nhất để phân loại các đối tượng khách hàng, đối tác, nhà đầu tư,… Việc này sẽ mất khá nhiều thời gian nhưng nhờ vào những phân loại này mà bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như nâng cao hiệu quả các công tác bán hàng của mình.
Sau khi đã thực hiện xong việc phân loại, bạn có thể kết hợp với trợ lý ảo VoIP để thiết lập các tính năng nâng cao dựa vào đặc điểm riêng của từng người. Điều này sẽ cho phép bạn cung cấp các thông điệp chính xác hơn ngay từ đầu cuộc gọi. Thậm chí bạn cũng có thể thay đổi các tùy chọn và số lượng cho từng nhóm riêng.
Có thể thiết lập nhiều chức năng cuộc gọi khác nhau
Bên cạnh đó, vì tổng đài VoIP có thể tạo ra nhiều số khác nhau nên bạn hãy tận dụng chức năng này để quản lý dự án dễ dàng hơn. Chẳng hạn trong hệ thống, mỗi dự án làm việc sẽ có một số điện thoại chịu trách nhiệm cụ thể, khi khách hàng có bất cứ vấn đề gì chỉ cần bấm số gọi vào chính xác số đó mà thôi. Và dĩ nhiên ở đầu cuộc gọi vẫn sẽ có các thông tin mà bạn cho là cần thiết nhất.
Có thể thấy, trợ lý ảo VoIP chính là công cụ đắc lực để mỗi doanh nghiệp tăng cao hiệu quả quản lý của mình. Bên cạnh đó, nếu được sử dụng hợp lý, phần công việc của các nhân viên trực tổng đài sẽ giảm đi đáng kể, mang đến nhiều lợi ích to lớn cho công ty.
