Tổng đài ảo (Cloud PBX) không chỉ đảm nhận vai trò giao tiếp, mà còn tích hợp công nghệ quản lý thông minh, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh bền vững.
Dưới đây là 5 ưu thế vượt trội khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống Tổng đài ảo:
Chi phí đầu tư thấp
Với doanh nghiệp SME, tổng đài ảo (Cloud PBX) là một công nghệ liên lạc tối ưu với mức phí đầu tư thấp và khả năng mở rộng quy mô làm việc linh hoạt mà không gây tốn kém. So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí ở nhiều khía cạnh:
- Chi phí phần cứng: Không cần đầu tư vào các thiết bị phần cứng cồng kềnh như tổng đài vật lý, dây cáp điện thoại. Tất cả đều được vận hành trên nền tảng đám mây.
- Chi phí lắp đặt và bảo trì: Việc triển khai tổng đài ảo nhanh chóng, đơn giản, không tốn kém chi phí thi công, đi dây. Chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống thường được nhà cung cấp dịch vụ đảm trách.
- Chi phí cước gọi: Nhiều nhà cung cấp tổng đài ảo cung cấp các gói cước ưu đãi cho cuộc gọi nội mạng, liên tỉnh, quốc tế, giúp giảm đáng kể hóa đơn viễn thông hàng tháng.
- Chi phí mở rộng: Khi doanh nghiệp tăng trưởng về nhân sự, việc thêm số điện thoại, mở rộng tính năng rất dễ dàng và nhanh chóng với một mức phí rất thấp.
Chi phí đầu tư thấp nhưng hiệu quả làm việc của mô hình tổng đài ảo vô cùng vượt trội
Dễ dàng mở rộng và thu hẹp quy mô
Tổng đài ảo (Cloud PBX) mang đến sự linh hoạt mà tổng đài truyền thống chưa thể mang lại:
- Mở rộng linh hoạt: Khi doanh nghiệp phát triển và cần thêm nhân viên chăm sóc khách hàng, bạn chỉ cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ đăng ký thêm tài khoản trên hệ thống, không cần lắp đặt thêm thiết bị phần cứng phức tạp và không tốn nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Thao tác thêm tài khoản cho nhân viên chỉ mất vài phút.
- Thu hẹp quy mô: Khi cần cắt giảm nhân sự, bạn dễ dàng xóa bớt tài khoản, giúp tối ưu chi phí ngay lập tức. Đây là điều gần như không thể với tổng đài truyền thống.
Tăng cường hiệu quả bán hàng và marketing
Tổng đài ảo (Cloud PBX) cung cấp các tính năng thông minh hỗ trợ đắc lực cho bộ phận telesales và marketing:
- Quản lý danh sách khách hàng thông minh: Hệ thống tổng đài ảo dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM. Khi có cuộc gọi đến, thông tin chi tiết của khách hàng (lịch sử mua hàng, giao dịch, lịch sử cuộc gọi…) sẽ tự động hiển thị trên màn hình nhân viên, giúp họ có đầy đủ thông tin để tư vấn và chốt sale hiệu quả hơn.
- Tăng tốc độ gọi ra: Nhân viên telesales có thể thực hiện cuộc gọi chỉ bằng một cú nhấp chuột từ phần mềm quản lý khách hàng, thay vì phải nhập từng số điện thoại thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng số lượng cuộc gọi mỗi ngày.
- Ghi âm và phân tích cuộc gọi: Tất cả các cuộc gọi đều được tự động ghi âm và lưu trữ dữ liệu. Tính năng này vô cùng quan trọng nhằm mục tiêu:
- Đào tạo nhân viên mới: Giúp nhân viên mới học hỏi từ những cuộc gọi thành công của các telesales giỏi.
- Đánh giá chất lượng cuộc gọi: Giúp quản lý theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên và đưa ra các góp ý cải thiện.
- Nâng cao kịch bản bán hàng: Phân tích các cuộc gọi thành công/thất bại để chuẩn hóa và tối ưu kịch bản telesales.
- Báo cáo và thống kê chi tiết: Hệ thống cung cấp các báo cáo trực quan về số lượng cuộc gọi ra/vào, thời gian đàm thoại trung bình, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, hiệu suất của từng nhân viên. Dựa vào đó, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kinh doanh và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
- Đồng bộ thông tin đa kênh: Hệ thống tổng đài ảo có thể tích hợp với các nền tảng kinh doanh khác như Email, Zalo OA, Facebook…. Điều này cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả các tương tác với khách hàng trên một nền tảng duy nhất, tạo ra một trải nghiệm liền mạch (OmniChannel).
Tổng đài ảo TCRM tích hợp đa kênh hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn
Nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp
Sử dụng tổng đài ảo giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa hình ảnh trong mắt khách hàng nhờ những tính năng nổi bật:
- Đầu số hotline thương hiệu: Doanh nghiệp có thể sử dụng các đầu số 1900, 1800, số điện thoại di động – Voice Brandname, hoặc đầu số cố định 028, 024…
- Hệ thống lời chào tự động (IVR) thông minh: Khi khách hàng gọi đến, họ sẽ được nghe lời chào chuyên nghiệp và được hướng dẫn kết nối đến đúng phòng ban. Điều này giúp tạo ấn tượng tốt và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
- Báo cáo và phân tích chi tiết: Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược chăm sóc và bán hàng hiệu quả hơn.
Vận hành đơn giản mọi lúc, mọi nơi
- Làm việc từ xa: Nhân viên có thể sử dụng Cloud PBX trên điện thoại di động hoặc máy tính có kết nối Internet. Điều này cho phép họ làm việc ở bất cứ đâu, rất phù hợp với mô hình làm việc từ xa hoặc di chuyển nhiều.
- Quản lý tập trung: Nhà quản lý có thể theo dõi và giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên, nghe lại các cuộc gọi và lấy báo cáo từ xa thông qua một giao diện web duy nhất.
Kết luận
Tổng đài ảo không chỉ là một công cụ liên lạc mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nói chung, đặc biệt là doanh nghiệp SME tối ưu hóa hoạt động chăm sóc khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp hơn.
TriAnh Solutions – Nhà cung cấp dịch vụ Tổng đài ảo uy tín tại Việt Nam
Hotline: 028 9999 8899
Tổng đài CSKH: 1900 27 27 77
Email: sales@trianh.vn
