Tin nhắn Zalo ZNS là gì? Hướng Dẫn Toàn Tập A-Z cho Doanh Nghiệp (Cập nhật 2025)
Bạn có biết, Zalo hiện có hơn 77 triệu người dùng thường xuyên tại Việt Nam, vượt mặt cả những gã khổng lồ toàn cầu và trở thành kênh giao tiếp không thể thiếu của người Việt? Đối với doanh nghiệp, đây là một “mỏ vàng” để kết nối và chăm sóc khách hàng. Nhưng làm thế nào để gửi đi những thông báo quan trọng như xác nhận đơn hàng, nhắc lịch hẹn một cách chuyên nghiệp, đáng tin cậy và đến được đúng người, ngay cả khi họ chưa “Quan tâm” trang Zalo OA Doanh nghiệp của bạn? Câu trả lời chính là Zalo ZNS.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau “mổ xẻ” tất cả mọi thứ về Zalo ZNS: từ khái niệm cơ bản, cách thức hoạt động, những lợi ích vượt trội cho đến các quy định quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm vững trong năm 2025.
Zalo ZNS là gì? Giải Thích Đơn Giản Nhất Cho Người Mới Bắt Đầu
Zalo ZNS, viết tắt của Zalo Notification Service, là dịch vụ gửi thông báo chăm sóc khách hàng (CSKH) từ tài khoản Zalo Official Account (OA) của doanh nghiệp đến số điện thoại của khách hàng đang sử dụng Zalo.
Điểm khác biệt cốt lõi và mạnh mẽ nhất của ZNS so với tin nhắn Zalo OA thông thường là: Doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn ZNS đến khách hàng mà không cần họ phải nhấn “Quan tâm” OA trước đó. Điều kiện duy nhất là khách hàng đó đã từng phát sinh giao dịch hoặc quan hệ với doanh nghiệp và đã đồng ý cung cấp số điện thoại từ bất kỳ chiến dịch nào trước đó của doanh nghiệp từ online để offline.
Hãy tưởng tượng:
- Tin nhắn Zalo OA thông thường: Giống như bạn đăng một bài viết trên fanpage Facebook, chỉ những người đã “like” trang mới thấy.
- Tin nhắn Zalo ZNS: Giống như bạn gửi một thông báo trực tiếp vào “hộp thư” cá nhân của khách hàng, đảm bảo họ nhận được ngay lập tức, tương tự như một tin nhắn SMS hay email quan trọng.
Điều này biến ZNS thành công cụ hoàn hảo cho các thông báo mang tính cá nhân và giao dịch, giúp doanh nghiệp xây dựng một kênh giao tiếp trực tiếp, tin cậy và trải nghiệm liền mạch với từng khách hàng cho dù họ đang ở chế độ “lạnh”.
Cơ Chế Hoạt Động Của Zalo ZNS: Đằng Sau Một Tin Nhắn Thành Công
Để một tin nhắn ZNS được gửi đi, nó cần đi qua một quy trình được Zalo thiết lập rất chặt chẽ để đảm bảo tính bảo mật và chuyên nghiệp. Về cơ bản, cách thức hoạt động có thể được hình dung qua các bước sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp có sự kiện cần thông báo
Ví dụ:
– Khách hàng vừa đặt hàng thành công trên website.
– Doanh nghiệp cần gửi mã xác thực OTP để xác thực giao dịch và giúp khách hàng hoàn tất giao dịch với doanh nghiệp.
- Bước 2: Hệ thống của doanh nghiệp gọi API
Hệ thống của bạn (hoặc một nền tảng trung gian như Trí Anh Solutions Message Center) sẽ gửi một lệnh (API call) đến máy chủ của Zalo. Lệnh này chứa thông tin về số điện thoại người nhận và các nội dung cần điền vào mẫu tin đã đăng ký trước (ví dụ: tên khách hàng, mã đơn hàng, số tiền,…).
- Bước 3: Zalo xử lý và gửi tin
Máy chủ Zalo nhận lệnh, xác thực thông tin và gửi thông báo tin Zalo ZNS đến ứng dụng Zalo trên điện thoại của khách hàng.
- Bước 4: Khách hàng nhận tin nhắn
Tin nhắn sẽ hiển thị trong mục “Tin nhắn” của Zalo, với tên Zalo OA và logo của doanh nghiệp rõ ràng, tạo sự tin cậy tuyệt đối.
Để thực hiện được quy trình này, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ sinh thái các tài khoản liên kết với nhau, bao gồm:
- Zalo Official Account (OA): Tài khoản Zalo chính thức của doanh nghiệp, là “bộ mặt” thương hiệu khi gửi tin.
- Zalo Cloud Account (ZCA): Ví tiền điện tử để quản lý và thanh toán chi phí cho các dịch vụ của Zalo, bao gồm cả tin Zalo ZNS.
- Ứng dụng (App): Một thực thể kỹ thuật đại diện cho OA để thực hiện việc gửi tin qua API.
Nghe có vẻ phức tạp? Đúng vậy, đó là lý do tại sao các nền tảng “tất cả trong một” như Trí Anh Message Center ra đời, giúp tự động hóa và đơn giản hóa toàn bộ quy trình thiết lập và vận hành này cho doanh nghiệp.
5 Lợi Ích Vượt Trội Của Zalo ZNS Mà Doanh Nghiệp Không Thể Bỏ Lỡ
Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp, từ các ông lớn thương mại điện tử đến các startup, đều tích hợp ZNS vào quy trình của mình? Câu trả lời nằm ở 5 lợi ích vàng sau:
- Tiếp cận nhanh chóng với tỷ lệ mở tin gần như 100%: Với thói quen sử dụng Zalo hàng ngày của người Việt, một thông báo ZNS gần như được đọc ngay lập tức. Tỷ lệ gửi thành công sau 1 giây là 100% và 90% tin nhắn được nhận chỉ sau 5 giây.
- Nội dung đa dạng, sinh động và mang đậm dấu ấn thương hiệu: Doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn ZNS dài tới 400 ký tự, kèm theo logo thương hiệu, hình ảnh sản phẩm, trình bày dưới dạng bảng biểu rõ ràng và đặc biệt là các nút kêu gọi hành động (CTA) như “Xem chi tiết đơn hàng”, “Gọi hỗ trợ”, “Đánh giá dịch vụ”, “Truy cập website”,…
- Tương tác hai chiều, tạo ra cuộc hội thoại thực sự: Đây là ưu thế tuyệt đối so với SMS. Khi khách hàng phản hồi một tin ZNS, doanh nghiệp có thể tiếp tục cuộc trò chuyện và chat miễn phí qua Zalo OA, biến một thông báo một chiều thành một cơ hội tư vấn và chăm sóc khách hàng.
- Chi phí tối ưu, hiệu quả tối đa: Với ZNS, doanh nghiệp chỉ phải trả phí cho những tin nhắn được gửi thành công đến người nhận. Những tin nhắn thất bại (do người dùng không có Zalo, đổi số điện thoại…) sẽ không bị tính phí. Điều này giúp tối ưu hóa ngân sách marketing một cách triệt để.
- Bảo mật thông tin cấp cao: Zalo luôn đặt vấn đề bảo mật lên hàng đầu. Dữ liệu được truyền qua giao thức HTTPS và mã hóa theo chuẩn AES, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
Lưu Ý Quan Trọng: Tin Zalo ZNS KHÔNG Phải Để Quảng Cáo!
Đây là điểm mà rất nhiều doanh nghiệp mới thường nhầm lẫn. Zalo quy định rất nghiêm ngặt rằng nội dung tin Zalo ZNS chỉ được dùng cho mục đích chăm sóc khách hàng, không được mang tính chất quảng cáo, tiếp thị. Mọi mẫu tin ZNS đều phải được Zalo duyệt trước khi sử dụng.
Các loại nội dung hợp lệ bao gồm:
- Thông báo giao dịch: Xác nhận đơn hàng, cập nhật trạng thái vận chuyển, thông báo thanh toán thành công.
- Thông báo biến động tài khoản: Thay đổi số dư, tích lũy điểm thưởng.
- Xác thực & Bảo mật: Gửi mã OTP, thông báo đổi mật khẩu.
- Chăm sóc khách hàng: Nhắc lịch hẹn, thông báo bảo hành, chúc mừng sinh nhật, khảo sát dịch vụ.
Các nội dung bị từ chối:
- Gửi tin quảng cáo sản phẩm mới.
- Thông báo chương trình khuyến mãi, giảm giá.
- Các tin nhắn có nội dung chung chung, không mang tính cá nhân hóa cho người nhận.
Việc tuân thủ quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp được Zalo duyệt mẫu tin nhanh chóng mà còn giữ được sự tin tưởng của khách hàng, tránh gây cảm giác bị làm phiền.
Chưa hết – Doanh nghiệp có thể sử dụng tin nhắn Zalo ZNS để gửi tin quảng cáo/hậu mãi/promotion như SMS Brandname được không?
Có vẻ như nó trái ngược với mục bên trên, nhưng không hoàn toàn như vậy. Chính sách của Zalo vẫn cho phép doanh nghiệp thực hiện gửi tin nhắn hậu mãi (promotion) với điều kiện ràng buộc rất chặt chẽ để đảm bảo rằng người dùng Zalo không bị lạm dụng và làm phiền bởi những tin nhắn quảng cáo trên nền tảng này.
Loại tin nhắn Zalo quy định trong tình huống này được gọi là tin Tag 3 hậu mãi (Promotion), được quy định gửi với điều kiện chi tiết như sau:
– User đã từng nhận ZNS tag Giao dịch (tag 1) hoặc tag Chăm sóc sách hàng (tag 2) từ Zalo OA của Doanh nghiệp trong 6 tháng gần nhất
– User chỉ nhận được tối đa 4 ZNS tag Hậu mãi (promotion)/tháng từ 1 OA
– OA muốn đạt cột mốc Tag 3 này cần phải gửi sản lượng lên đến 20.000 tin ZNS cho các loại tin Tag 1 & Tag 2 để được xem xét cấp quyền gửi tin Tag 3 trong tháng kế tiếp. Số tin gửi cũng sẽ được giới hạn theo chính sách của Zalo theo công thức: Promotion Quota = 1/6 * (Tổng số ZNS Giao dịch và ZNS CSKH đã gửi thành công trong hai tháng trước đó)
Do vậy, hãy xem tin ZNS là một công cụ chăm sóc khách hàng và kiên trì với chính sách này để tạo trải nghiệm tốt và liền mạch, tin nhắn Tag 3 sẽ sớm được mở cho Doanh nghiệp của bạn.
Kết Luận
Tin nhắn Zalo ZNS không còn là một “tính năng hay ho” mà đã trở thành một công cụ chiến lược trong bộ công cụ giao tiếp của mọi doanh nghiệp thông minh tại Việt Nam. Nó giúp gửi đi những thông điệp quan trọng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, đa dạng về nội dung và tối ưu về chi phí. Việc đầu tư vào ZNS chính là đầu tư vào trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng – tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.
Bạn đã hiểu rõ sức mạnh của Zalo ZNS nhưng cảm thấy quy trình đăng ký và tích hợp API quá phức tạp? Đừng lo lắng! Hãy để nền tảng Message Center của Trí Anh Solutions tự động hóa mọi thứ cho bạn, từ việc thiết lập tài khoản, tạo mẫu tin cho đến gửi và báo cáo chiến dịch. Tập trung vào kinh doanh, còn việc giao tiếp chuyên nghiệp cứ để chúng tôi lo.
