Một hệ thống Tổng đài ảo (Cloud PBX) uy tín sẽ trở thành ‘cánh tay đắc lực’ hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu vận hành, tăng trưởng hiệu suất làm việc của nhân viên CSKH và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong kế hoạch chuyển đổi số doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp mới, việc chọn được nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, TriAnh Solutions sẽ hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp SME đưa ra lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo phù hợp.

Mục lục ẩn

1 Vì sao doanh nghiệp SME tin dùng Tổng đài ảo?

2 Nhu cầu sử dụng Tổng đài ảo của bạn là gì?

3 6 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Tổng đài ảo uy tín

3.1 Độ bảo mật và ổn định cao:

3.2 Tính năng và khả năng tùy chỉnh:

3.3 Khả năng mở rộng và tích hợp:

3.4 Chi phí dịch vụ minh bạch:

3.5 UI/UX thân thiện với người dùng:

3.6 Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng:

4 Các bước triển khai Tổng đài ảo

5 Những sai lầm doanh nghiệp SME cần tránh

6 Kết luận

Vì sao doanh nghiệp SME tin dùng Tổng đài ảo?

Khi so sánh với hệ thống tổng đài truyền thống, bạn có thể thấy rõ rằng Cloud PBX mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí sử dụng dịch vụ và chi phí bảo trì tối ưu chính là một trong những lý do khiến các công ty lựa chọn chuyển sang Cloud PBX.

Ngoài việc giảm gánh nặng về chi phí, Cloud PBX còn dễ dàng mở rộng, nâng cấp nhiều tính năng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả, tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng (CSKH). Điều này thực sự là một sự thay đổi đáng giá nếu như doanh nghiệp của bạn vẫn đang phân vân lựa chọn mô hình tổng đài phù hợp.

Nhu cầu sử dụng Tổng đài ảo của bạn là gì?

TriAnh Solutions đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong quá trình triển khai tổng đài ảo và hiểu rõ rằng, để tìm được hệ thống phù hợp, doanh nghiệp cần nhiều hơn một lựa chọn chung chung – mà đó là một giải pháp tổng đài ảo được thiết kế riêng theo nhu cầu thực tế.

Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

Quy mô sử dụng và kế hoạch tăng trưởng: Số lượng nhân viên cần sử dụng tổng đài là bao nhiêu? Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng trong tương lai gần không?

Nhu cầu về tính năng:

Tính năng cơ bản: Nghe-gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi.
Tính năng nâng cao: Lời chào tự động (IVR), phân bổ cuộc gọi thông minh, tích hợp CRM, báo cáo thống kê chi tiết, gọi ra tự động (outbound call)
Ngân sách dự kiến: Bạn dự kiến chi trả bao nhiêu chi phí mỗi tháng/ mỗi năm cho hệ thống tổng đài ảo?

Mục tiêu kinh doanh: Doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng, hay giảm chi phí viễn thông?

Hướng dẫn doanh nghiệp SME chọn dịch vụ tổng đài ảo uy tín — *Tổng đài ảo (Cloud PBX) là hệ thống tổng đài hiện đại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn*

6 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Tổng đài ảo uy tín

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá các nhà cung cấp dựa trên những tiêu chí dưới đây.

Độ bảo mật và ổn định cao:

Doanh nghiệp cần ưu tiên nhà cung cấp đáp ứng các chuẩn mã hóa (SSL/TLS, SRTP), có cơ chế dự phòng, giám sát 24/7 và cam kết SLA uptime ≥ 99.9% để đảm bảo tính an toàn và ổn định của hệ thống.

Tính năng và khả năng tùy chỉnh:

Cung cấp đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp đã yêu cầu
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo kịch bản kinh doanh riêng của doanh nghiệp (Ví dụ: TriAnh Solutions…).

Khả năng mở rộng và tích hợp:

Khả năng mở rộng dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển (thêm số máy nhánh, thêm người dùng).
Tổng đài có thể tích hợp được với các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm bán hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng không? Điều này giúp đồng bộ hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc.

Chi phí dịch vụ minh bạch:

Rõ ràng về giá và chính sách thanh toán, không phát sinh chi phí ẩn.
Có gói dịch vụ linh hoạt cho SME và doanh nghiệp lớn.

UI/UX thân thiện với người dùng:

Giao diện dễ sử dụng: Giao diện quản lý trực quan, dễ hiểu và dễ thao tác. Điều này giúp giảm thời gian đào tạo cho nhân viên.
Trải nghiệm thử nghiệm: Yêu cầu dùng thử hoặc demo sản phẩm để tự mình trải nghiệm giao diện và các tính năng.

Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng:

Có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ, giải quyết vấn đề nhanh (24/7 hay giờ hành chính).
Kênh hỗ trợ đa dạng (điện thoại, email, live chat).

Hướng dẫn doanh nghiệp SME chọn dịch vụ tổng đài ảo uy tín_02 — *Chọn đúng nhà cung cấp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí*

Các bước triển khai Tổng đài ảo

Chọn ra nhà cung cấp tiềm năng: Dựa trên các tiêu chí và các gợi ý trên, doanh nghiệp lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng để tiến hành làm việc.

Yêu cầu báo giá và tư vấn: Doanh nghiệp liên hệ các nhà cung cấp để nhận thông tin chi tiết về gói cước, tính năng của tổng đài ảo và chi phí sử dụng.

Đăng ký dùng thử: Đây là một bước quan trọng để doanh nghiệp kiểm tra chất lượng dịch vụ, tính năng và giao diện quản lý, cũng như đánh giá dịch vụ có thực sự phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không?

Đưa ra đánh giá: Dựa trên trải nghiệm dùng thử và thông tin thu thập được để đưa ra lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng.

Ký hợp đồng và triển khai: Doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp để cài đặt, cấu hình hệ thống và đào tạo nhân viên sử dụng.

Đánh giá sau triển khai: Theo dõi hiệu quả hoạt động của tổng đài ảo và có những điều chỉnh cần thiết.

TriAnh Solutions ưu tiên mang đến giải pháp tổng đài ảo tối ưu, phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Chúng tôi sử dụng bảng câu hỏi chi tiết để tư vấn, giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu và đưa ra quyết định chính xác.

Những sai lầm doanh nghiệp SME cần tránh

Lựa chọn sai dịch vụ Tổng đài ảo có thể khiến doanh nghiệp SME mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Chỉ tập trung vào giá rẻ mà bỏ qua các yếu tố khác: Chi phí là một trong những yếu tố khiến cho doanh nghiệp lựa chọn mô hình tổng đài ảo. Tuy nhiên, việc duy trì chất lượng chăm sóc khách hàng là cực kỳ quan trọng để xây dựng lòng tin và giữ chân khách hàng. Doanh nghiệp hãy cân nhắc đồng thời giữa trải nghiệm thực tế, tính năng và chi phí.
Không xác định rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp: Nếu không xác định rõ nhu cầu, doanh nghiệp dễ chọn giải pháp tổng đài ảo dư thừa hoặc thiếu tính năng, gây lãng phí và kém hiệu quả. TriAnh Solutions cung cấp bảng phân tích chi tiết, giúp doanh nghiệp nhanh chóng lựa chọn hệ thống phù hợp và tối ưu hoạt động kinh doanh.
Bỏ qua yếu tố bảo mật: Một hệ thống không đáp ứng các chuẩn bảo mật như mã hóa end-to-end, chứng chỉ SSL/TLS, SIP/TLS hoặc SRTP có thể khiến dữ liệu cuộc gọi, thông tin khách hàng bị rò rỉ.
Không đánh giá khả năng mở rộng: Doanh nghiệp SME thường có kế hoạch phát triển trong tương lai gần. Một tổng đài ảo không cam kết đáp ứng được khả năng mở rộng theo quy mô nhân sự hoặc lưu lượng cuộc gọi sẽ sớm trở thành gánh nặng khi doanh nghiệp tăng trưởng mạnh hơn.
Không có kế hoạch triển khai và đào tạo: Nhiều doanh nghiệp chỉ đăng ký dịch vụ và khởi chạy hệ thống nhưng không chuẩn bị quy trình làm việc rõ ràng, dẫn đến việc nhân viên không khai thác hết tính năng hoặc sử dụng sai cách.
Bỏ qua trải nghiệm người dùng và khách hàng: Chọn giải pháp khó sử dụng, phức tạp, UI/UX kém làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên và trải nghiệm gọi của khách hàng.

Kết luận

Khi doanh nghiệp áp dụng đúng các bước lựa chọn, bạn sẽ dễ dàng tìm được dịch vụ tổng đài ảo uy tín, phù hợp với nhu cầu. TriAnh Solutions với vai trò chuyên gia luôn sẵn sàng tư vấn và triển khai giải pháp tổng đài ảo tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.