Với những lưu ý sau đây, sẽ giúp bạn có thể cải thiện chất lượng cuộc gọi của mình để tạo ra hiệu quả tốt nhất.
Tổng đài VOIP là một trong những kênh khảo sát và chăm sóc khách hàng chính của doanh nghiệp. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí cho chiến dịch quảng cáo của mình. Tuy nhiên việc đảm bảo được chất lượng cuộc gọi ở mức tốt nhất đang là vấn đề cần được giải quyết.
Với những lưu ý sau đây, sẽ giúp bạn có thể cải thiện chất lượng cuộc gọi của mình để tạo ra hiệu quả tốt nhất.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có uy tín:
Yếu tố đầu tiên và quyết định gần như 90% chất lượng mà bạn đang sử dụng chính là “lựa chọn nhà cung cấp”. Liệu nhà cung cấp mà bạn đang sử dụng có đủ uy tín và chất lượng phục vụ dịch vụ của bạn hay không.
Với dịch vụ VOIP cái nhìn đầu tiên của bạn phải lưu ý rằng: Quan điểm dịch vụ thoại của nhà cung cấp của bạn sẽ quyết định đến chất lượng của dịch vụ. Bởi lẽ, VOIP chính là điện thoại, mà điện thoại thì chất lượng phải realtime. Nên quan điểm đầu tiên của nhà cung cấp và của người sử dụng là dịch vụ realtime phải đảm bảo tính chất realtime của nó. Mà đã là dịch vụ realtime thì nhà cung cấp không thể xem nó với dịch vụ email hoặc webhosting thông thường, mà nó phải là dịch vụ realtime, mức độ realtime được nhân lên gấp nhiều lần so với một dịch vụ email thông thường. Bởi lẽ đó, ưu tiên đầu tiên bạn không thể chọn một dịch vụ rẻ tiền nhất, mà phải là dịch vụ đảm bảo nhất, trong đó dựa trên quan điểm kinh doanh của nhà cung cấp.
Băng thông internet phải được đảm bảo
Tổng đài VOIP tuy có nhiều công dụng như ghi âm, kiểm soát cuộc gọi và thống nhất được đầu số. Tuy nhiên nó lại sử dụng internet chứ không phải thông qua mạng di động bình thường.
Trong trường hợp băng thông của bạn quá hẹp so với lượng cuộc gọi, chắc chắn chất lượng sẽ bị giảm đáng kể. Điều này sẽ mang đến sự khó chịu cho cả 2 bên cung cấp dịch vụ và khách hàng.
Vì vậy, nếu cảm nhận bất cứ vấn đề nào xảy ra, hãy mở rộng băng thông đến mức phù hợp. Điều này sẽ giúp cuộc gọi của bạn trở nên mượt mà, ổn định hơn rất nhiều lần.
Hiện nay nhà mạng có rất nhiều gói băng thông khác nhau, nếu bạn chọn quá ít sẽ không đủ sử dụng, ngược lại nếu quá nhiều sẽ gây ra lãng phí tiền cho công ty. Chính vì vậy hãy suy nghĩ cẩn thận và chọn con số ở mức hợp lý nhất. Có thể thay đổi một vài lần để có trải nghiệm thực tế hơn.
Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp --> Thiết bị đầu cuối phải đủ chất lượng
Thiết bị mà chúng tôi nói đến ở đây chính là tai nghe dành cho nhân viên tổng đài. Đây chính là yếu tố trực tiếp tác động đến chất lượng cuộc gọi của bạn. Nếu vì tiết kiệm vốn ban đầu mà mua những thiết bị kém chất lượng, chắc chắn trong quá trình nghe gọi sẽ dễ xảy ra các tiếng kêu rẻ rẻ, nhiều tạp âm rất khó chịu.
Đối với những khách hàng khó tính, họ sẽ đánh giá dịch vụ của bạn là không tốt và nhiều trường hợp vì lý do này mà bạn mất đi một nguồn thu đáng kể.
Nói như vậy không phải bạn sẽ mua những thiết bị đắt tiền cho toàn bộ hệ thống. Yếu tố chủ chốt nằm ở chất lượng. Bạn phải có những tìm hiểu và so sánh nhiều sản phẩm khác nhau, tham khảo ý kiến của người có chuyên môn rồi đưa ra quyết định chính xác nhất. Một thiết bị tốt phải đảm bảo 2 yếu tố là chất lượng cao và giá cả hợp lý.
Bên cạnh đó, khi chọn nơi cung cấp hàng cần phải đòi hỏi các chế độ bảo hành đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình sử dụng, nếu có bất cứ vấn đề nào thì sẽ không tốn nhiều tiền để sửa chữa hoặc thay thế.
Thiết bị mạng (Router, Switch và chất lượng người dùng) 
Router là bộ phận có vai trò chủ chốt trong việc chuyển các dữ liệu trong hệ thống lại với nhau. Thiết bị này sẽ giúp chuyển giao các dữ liệu ở nhiều kênh lại với nhau, ví dụ như web và email. Nếu bộ phận này không hoạt động tốt hoặc không đáp ứng được nhu cầu thì chắc chắn tổng đài VOIP của bạn sẽ không hoạt động hiệu quả.
Nếu không có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực này, bạn có thể hỏi ý kiến của nhà cung cấp và nhận lời khuyên từ họ. Thông thường đối với một tổng đài VOIP, các yếu tố cần quan tâm nhất về router chính là công nghệ nén và bắt buộc phải có khả năng giảm tiếng vang.
Nếu chọn được thiết bị phù hợp, cuộc gọi của bạn sẽ trở nên mượt mà và hạn chế tối đa các âm thanh lạ.
Vị trí lắp đặt phần cứng cũng rất quan trọng
Đây là yếu tố mà rất nhiều tổng đài gặp phải. Việc đặt các thiết bị quá gần nhau hoặc sử dụng chung đường dây sẽ gây “chồng chéo” tín hiệu, gây ra các tạp âm rất khó chịu. Thậm chí có những trường hợp bị nhiễu sóng giữa 2 cuộc đối thoại với nhau.
Vì vậy, cần phải biết cách đặt thiết bị sao cho có sự tách biệt nhất định, không bị xung đột với nhau thì mới có thể nâng cao chất lượng cuộc gọi được. Các router cũng không nên đặt quá gần để tránh tối đa hiện tượng sóng bị chồng lên nhau.
Ngoài các yếu tố trên, để có hiệu quả tốt nhất cho tổng đài VOIP thì bạn cần có được một hệ thống liên kết thông tin tốt nhất. Điều này sẽ giúp ghi lại toàn bộ thông tin của khách hàng và phân loại cụ thể, từ đó giúp đội ngũ marketing dễ dàng hơn trong chiến dịch quảng cáo của mình.
Đội ngũ nhân viên trực tiếp gọi điện cũng phải được đào tạo kỹ càng, luôn có thái độ vui vẻ và biết cách ăn nói để tạo được thiện cảm đối với khách hàng. Nhiều trường hợp chỉ cần tổng đài viên có chất lượng, bạn đã chốt sale ngay mà không cần thêm bước nào khác.
Với những lưu ý trên của chúng tôi, hy vọng bạn đã có thể giải quyết được vấn đề và nâng cao chất lượng trong cuộc gọi VOIP của mình. Một tổng đài khỏe mạnh với chất lượng tốt sẽ là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công bước đầu cho chiến dịch marketing và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
