Trong một tổ chức doanh nghiệp, việc lưu trữ, quản lý và luân phiên tài liệu và văn bản giấy tốn diện tích, nguồn lực và tiền bạc. Do đó, quá trình số hóa tài liệu trở thành một bước quan trọng, biến đổi các tài liệu thông thường thành định dạng số, giúp quản lý và sử dụng chúng trên máy tính.
I. Lý do cần số hóa tài liệu
1. Hướng dẫn từ Chính phủ
Vào ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/ND-CP về quản lý giấy tờ, trong đó quy định chi tiết về nội dung, trình tự, thời hạn soạn thảo, ký duyệt và quản lý văn bản. Thời hạn xử lý hồ sơ…
Theo Nghị định này, quản lý hồ sơ và văn bản trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan và tổ chức của nhà nước. Đối với doanh nghiệp và các tổ chức khác, Chính phủ khuyến nghị các đơn vị xây dựng quy trình và quy định cụ thể và hiệu quả.
Số hóa tài liệu được xem là bước đầu tiên để tối ưu hóa hoạt động này, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tăng tính linh hoạt trong quản lý tài liệu và thông tin.
2. Quản lý và sử dụng dữ liệu tập trung
Thực hiện thông qua hệ thống lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin trên nền tảng số. Điều này thúc đẩy sự cộng tác và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự truy cập thông tin khi cần.
3. Xử lý nhanh chóng quy trình quản lý tài liệu đến và đi
Số hóa tài liệu giúp giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến tài liệu đến và đi. Chuyển đổi văn bản thành định dạng điện tử cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, loại bỏ hoặc giảm thiểu sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công, chẳng hạn như việc chờ đợi sự phê duyệt từ quản lý. Do đó, hiệu suất làm việc của đội ngũ sẽ được cải thiện đáng kể.
4. Đồng nhất tất cả loại hình văn bản lưu trữ thông qua số hóa
Bằng cách số hóa tài liệu, doanh nghiệp đồng nhất tất cả các loại văn bản, bao gồm hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu và tài liệu khác dưới dạng tài liệu điện tử. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tán và hỗn loạn trong hệ thống lưu trữ truyền thống.
5. Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực
Việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng, người lao động không cần phải lục lọi qua hàng loạt tài liệu giấy. Đồng thời, việc giảm giấy và mực in cũng giảm thiểu tác động có hại đối với môi trường.
Nhìn chung, số hóa tài liệu mang lại sự minh bạch, chính xác và giảm bớt sai sót. Sự thành công trong số hóa giúp doanh nghiệp tìm ra cách tiến bộ, hiện đại hơn trong việc giải quyết những vấn đề lãng phí và bất cập trước đây.
II. Sự khác biệt giữa số hóa dữ liệu và số hóa tài liệu
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các định dạng dữ liệu vật lý như hồ sơ, giấy, lưu trữ, tài liệu, hình ảnh, bản đồ từ định dạng cứng sang định dạng kỹ thuật số để tạo ra các tệp số hóa. Người dùng có thể quản lý và sử dụng môi trường điện tử, chẳng hạn như sử dụng máy tính để đọc, hiểu và lưu trữ dữ liệu.
Số hóa tài liệu chỉ là một phần nhỏ trong số hóa dữ liệu. Hoạt động này cho phép doanh nghiệp chuyển đổi tất cả các loại tài liệu, văn bản thành văn bản điện tử, bao gồm cấu trúc, định dạng và nội dung.
III. Các loại tài liệu cần số hóa
Hầu hết các loại tài liệu hiện tại có thể được số hóa. Nếu doanh nghiệp đang bắt đầu quá trình này, họ nên ưu tiên số hóa các loại tài liệu sau:
– Giấy tờ liên quan đến tài chính doanh nghiệp.
– Tài liệu hành chính và nhân sự.
– Hợp đồng, thỏa thuận và các tài liệu liên quan đến đối tác và nhà cung cấp.
– Hồ sơ quản lý nhân sự.
– Hóa đơn và biên lai thanh toán.
Cần lưu ý rằng, khi thực hiện số hóa tài liệu, doanh nghiệp nên đánh giá giá trị và cần thiết của từng loại tài liệu để ưu tiên số hóa, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị.
IV. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
1. Xác định mục tiêu và phạm vi: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu số hóa, loại tài liệu sẽ được số hóa và mức độ ưu tiên. Điều này giúp đội ngũ xác định phạm vi dự án và tập trung vào các tài liệu quan trọng nhất.
2. Chuẩn bị công cụ: Để thực hiện quá trình số hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị như máy quét, máy ảnh số, máy photocopy, máy tính và phần mềm quản lý tài liệu. Những thiết bị này sẽ được sử dụng để chụp ảnh hoặc quét các tài liệu giấy sang dạng số.
3. Thực hiện số hóa: Trong bước này, các tài liệu giấy sẽ được chụp ảnh hoặc quét để tạo bản sao số. Các tệp số hóa sau đó sẽ được lưu trữ dưới dạng hình ảnh hoặc định dạng văn bản có thể chỉnh sửa. Quá trình này có thể yêu cầu việc phân loại và sắp xếp tài liệu trước khi thực hiện số hóa.
4. Đánh chỉ mục và phân loại tài liệu: Bước này liên quan đến việc gắn kết thông tin mô tả vào tài liệu để hỗ trợ việc tìm kiếm và truy cập dễ dàng hơn. Doanh nghiệp nên phân loại văn bản dựa trên tiêu đề, tác giả, ngày tạo, loại tài liệu và các từ khóa mô tả nội dung.
5. Lưu trữ và quản lý tài liệu số: Tài liệu số sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, bao gồm máy chủ lưu trữ, cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý tài liệu. Các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và sao lưu định kỳ cũng sẽ được áp dụng để tránh mất dữ liệu hoặc truy cập trái phép.
Với quy trình trên, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số và triển khai quy trình cho toàn bộ tổ chức, giúp nhân viên hiểu và sử dụng công cụ một cách hiệu quả và tuân thủ quy trình chặt chẽ.
V. Tiêu chí lựa chọn đơn vị và ứng dụng số hóa tài liệu
1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý tài liệu và văn bản
Các đơn vị hoặc ứng dụng số hóa tài liệu cần cung cấp đầy đủ tính năng để hỗ trợ quá trình số hóa và quản lý văn bản. Một số tính năng quan trọng cần có bao gồm:
– Tạo, sao chép, di chuyển, xóa và lưu trữ tài liệu văn bản.
– Phân loại tài liệu theo tiêu chí như loại tài liệu, ngày tạo, tác giả, chủ đề, v.v.
– Lưu trữ và theo dõi các phiên bản trước của tài liệu để cho phép người dùng quay lại phiên bản trước hoặc so sánh các phiên bản khác nhau.
– Cho phép nhiều người làm việc, chỉnh sửa và cung cấp phản hồi trên cùng một tài liệu.
– Bảo mật và quản lý quyền truy cập cho từng cá nhân.
– Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu.
– Cung cấp các báo cáo về số lượng tài liệu, hoạt động của người dùng, tài liệu được truy cập nhiều nhất, để hỗ trợ quản lý và đánh giá hiệu suất.
2. Khả năng tích hợp
Phần mềm số hóa tài liệu cần có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức, đặc biệt là các ứng dụng quản lý quy trình, ký duyệt từ xa và quản lý tiến độ thông minh. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số hóa, liên kết liền mạch giữa các bộ phận và đảm bảo rằng dữ liệu không bị phân mảnh.
3.Thiết kế thân thiện và dễ sử dụng
Phần mềm số hóa tài liệu và quản lý văn bản cần có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Thiết kế nên được tối ưu hóa để người dùng có thể nhanh chóng tìm hiểu và sử dụng các tính năng mà không cần quá nhiều thời gian. Tránh tích hợp quá nhiều chi tiết kỹ thuật có thể khiến nhân viên cảm thấy mất hứng và khó thích nghi.
4. Uy tín thương hiệu
Đơn vị cung cấp phần mềm cần có uy tín để đảm bảo tính chuyên nghiệp, đáng tin cậy và có khả năng đáp ứng nhiều yêu cầu của doanh nghiệp. Họ không chỉ cung cấp nền tảng công nghệ hiện đại và bảo mật an toàn, mà còn luôn cập nhật nhanh chóng các quy định pháp luật liên quan đến xử lý dữ liệu.
Quản lý Văn thư là giải pháp số hóa quy trình quản lý văn bản của doanh nghiệp một cách đơn giản và thông minh. Phần mềm này giúp người dùng tìm kiếm nhanh các tài liệu đi/đến trên hệ thống văn thư của đơn vị, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản và mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Quản lý tập trung, hạn chế tình trạng thất thoát văn thư.
- Thiết lập sổ theo dõi văn thư phân loại và đánh số thứ tự khoa học, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm và tra cứu.
- Các phòng ban và bộ phận có thể tra cứu tài liệu trong phạm vi quyền hạn mà không cần chờ đợi hoặc phụ thuộc vào cán bộ văn thư để đẩy nhanh hiệu suất.
- Khi phát hiện sai sót, người dùng có thể điều chỉnh và hệ thống sẽ lưu vết lịch sử, giúp quản lý sự thay đổi tài liệu chặt chẽ và an toàn.
