Chức năng mã hóa số điện thoại trong phần mềm quản lý khách hàng (CRM) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, đặc biệt là số điện thoại. Mục tiêu chính của chức năng này là đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng luôn được bảo mật, tránh rủi ro rò rỉ thông tin và ngăn ngừa các hành vi xâm phạm quyền riêng tư.
Cách hoạt động của chức năng ẩn số trên CRM
Ẩn Một Phần Số Điện Thoại: Hệ thống sẽ chỉ hiển thị một phần số điện thoại, các phần còn lại sẽ được che giấu bằng ký tự đặc biệt như dấu hoa thị (). Các ký tự này có thể thay đổi tùy vào cấu hình của hệ thống.
Nhân viên vẫn có thể gọi và chat mà không cần hiển thị số điện thoại của khách. Ẩn thông tin trên cuộc gọi trên iPhone và softphone. Ẩn thông tin trong các cuộc trò chuyện với khách hàng. Đảm bảo số điện thoại của khách hàng được ẩn trên tất cả phiếu in, ticket, đơn hàng và các mẫu form khác.
Ví dụ: 091**679 hoặc 07*****5
Phân Quyền Hiển Thị: Chỉ những nhân viên được cấp quyền truy cập đặc biệt mới có khả năng bật/tắt chức năng ẩn số điện thoại. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Ẩn số khi xuất dữ liệu: Khi trích xuất hoặc chia sẻ dữ liệu khách hàng, số điện thoại sẽ tự động được mã hóa hoặc ẩn để đảm bảo tính bảo mật khi dữ liệu được lưu trữ hoặc chuyển giao.
Ví dụ: khi xuất file danh sách đơn hàng, số điện thoại sẽ được mã hóa hoặc ẩn.
Lợi ích khi sử dụng chức năng ẩn số điện thoại
- Bảo vệ thông tin khách hàng: Giảm thiểu nguy cơ rò rỉ số điện thoại ra ngoài hoặc tiếp xúc với những người không có quyền truy cập, từ đó bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo mật thông tin cá nhân, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc xâm phạm dữ liệu khách hàng.
- Giảm nguy cơ spam và quấy rối: Ngăn chặn hành vi sử dụng thông tin khách hàng vào mục đích quảng cáo, gọi điện hoặc nhắn tin không mong muốn, bảo vệ khách hàng khỏi các cuộc tấn công làm phiền.
- Nâng cao sự tin tưởng của khách hàng: Việc bảo mật chặt chẽ thông tin cá nhân giúp khách hàng cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn vào doanh nghiệp, từ đó nâng cao mối quan hệ giữa khách hàng và công ty.
Chức năng mã hóa số điện thoại không chỉ mang lại sự bảo mật vượt trội mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng.
