Cách lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất

Với sự phát triển như hiện nay, các loại hình tổng đài truyền thống đã dần bị khai tử. Thay vào đó là tổng đài ảo VoIP với nhiều chức năng và công dụng về quản lý cũng như tiết kiệm hơn. Tuy nhiên, để có thể tận dụng hết khả năng làm việc của VoIP, điều đầu tiên bạn cần lưu ý chính là lựa chọn nhà cung cấp chất lượng nhất. Những kinh nghiệm sau đây sẽ là công cụ giúp bạn thực hiện được điều trên.

Chọn nơi cung cấp có uy tín nhất

Hiện nay, các dịch vụ cung cấp tổng đài ảo VoIP ở Việt Nam chưa thực sự phát triển. Các doanh nghiệp vẫn chưa tạo được quá nhiều độ tin cậy trên thị trường. Vì vậy vấn đề lựa chọn được nơi cung cấp uy tín sẽ là điều khó khăn nhất đối với những ai đang muốn sử dụng.

Vì vậy, phương án tốt nhất mà bạn nên lựa chọn chính là dựa vào thực nghiệm của các nguồn cung cấp trên thị trường, xem những dịch vụ nào được nhiều người lựa chọn và hoạt động của họ có tốt hay không.

Tuy việc này sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian nhưng chúng sẽ hoàn toàn xứng đáng. Các công việc của bạn sau này sẽ tiến hành dễ dàng hơn, nhận được sự hỗ trợ tốt hơn từ nhà cung cấp dịch vụ.

Nhà cung cấp phải có uy tín

Không nên đặt giá cả lên hàng đầu

Không chỉ riêng với việc lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo VoIP, điều này được áp dụng cho tất cả các hoạt động trong cuộc sống ngày nay. Đồng ý một trong những nguyên nhân khiến chúng ta sử dụng tổng đài ảo chính là tiết kiệm nhưng để có thể phục vụ khách hàng tốt nhất, chất lượng vẫn là ưu tiên hàng đầu.

Cần quan tâm đến chất lượng đầu tiên

Để làm được điều này, bạn cần dựa vào các mục sau:

• Quy trình hoạt động của hệ thống
• Đường dây có ổn định không
• Các chức năng mà tổng đài ảo đó có được
• Chất lượng trong các cuộc gọi nội bộ hay cuộc gọi cho khách hàng
• Âm lượng của cuộc gọi
• Các thông số kỹ thuật

Bạn nên so sánh giữa nhiều nơi cung cấp khác nhau, sau đó đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất. Bên cạnh đó, nếu là người tỉ mỉ hơn, bạn cũng nên nghiên cứu về hệ thống của nơi cung cấp, xem cách thức hoạt động của họ có phù hợp với mình không, họ thường mạnh về các thiết bị nào,…

Tìm hiểu về đội ngũ nhân viên hỗ trợ

Một trong những cách đơn giản nhất để bạn có thể đánh giá một nơi cung cấp dịch vụ chính là dựa vào nhân viên của họ. Sẽ không có trường hợp doanh nghiệp uy tín, chất lượng lại có những nhân viên làm việc không hiệu quả, không nắm rõ về dịch vụ mà mình cung cấp và ngược lại.

Bên cạnh đó, nếu nhân viên có đầy đủ kiến thức, tay nghề cao thì họ cũng sẽ có các thao tác lắp đặt, sửa chữa, bảo trì nhanh chóng, giúp tổng đài của bạn nhanh chóng đi vào hoạt động.

Một mặt rất quan trọng nữa là đối với những nhà cung cấp thật sự tốt, họ sẽ có những chuyên viên tay nghề rất cao. Đây chính là nhân tố chủ chốt để giúp hệ thống của bạn có được yếu tố bảo mật, tránh bị đánh cắp thông tin khách hàng. Việc này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động của công ty nên bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng.

Cân nhắc giữa các dịch vụ đi kèm

Ở đây chúng tôi muốn nói đến việc các nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo VoIP có thể mang đến những chương trình hậu mãi nào như bảo hành, bảo trì, nâng cấp hoặc tư vấn,…

Yếu tố này trở thành một trong những điều chính mà bạn cần quan tâm khi lựa chọn bất cứ dịch vụ nào. Nếu nhà đài không có những điều trên trong hợp đồng mua bán thì bạn phải thực sự cân nhắc vì nếu xảy ra bất cứ trục trặc nào sẽ không có ai đứng ra giải quyết.

Một số dấu hiệu của nhà cung ứng dịch vụ tốt như:

• Có dịch vụ tư vấn và lắp đặt tốt: Vì là một thiết bị mới nên tổng đài VoIP cần nhận được sự tư vấn kỹ càng để khách hàng đưa ra lựa chọn đúng nhất. Bên cạnh đó người cung cấp cũng phải lắp đặt hệ thống hoàn toàn miễn phí cho khách hàng
• Có chế độ bảo hành lâu dài, khi xảy ra bất cứ vấn đề nào của hệ thống họ sẽ cử nhân viên đến giải quyết hoàn toàn miễn phí
• Các dịch vụ hỗ trợ 24/7 vì đa số tổng đài VoIP đều hoạt động không ngừng nghỉ, bất cứ giữa đêm khuya hay các ngày lễ mà xảy ra sự cố bạn vẫn được tư vấn giải quyết tốt nhất

Nếu một doanh nghiệp có đầy đủ các cam kết trên thì bạn đã có thể yên tâm để mua dịch vụ của họ. Hãy cố gắng tự bảo vệ mình khi chẳng may có sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng.

Sau những lưu ý trên của chúng tôi, bạn có thể nắm được phần nào những dấu hiệu và cách chọn được nhà cung cấp tổng đài ảo VoIP cho mình. Nếu làm được điều này, bạn chắc chắn sẽ có một hệ thống làm việc tốt nhất, hiệu quả nhất và có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động mỗi tháng cho doanh nghiệp.

Lĩnh vực kinh doanh Dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông đa phương tiện. Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa, cho thuê các công trình viễn thông, công nghệ thông tin. Nghiên cứu, phát triển, chế tạo, sản xuất thiết bị, sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin. Thương mại, phân phối các sản phẩm thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin. Dịch vụ quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tổ chức hội nghị hội thảo, triển lãm liên quan đến lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin. Dịch vụ VOIP, thiết kế và phát triển phần mềm, phần cứng VOIP. Dịch vụ thiết kế và phát triển phần mềm

Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Trí Anh nhà cung cấp tổng đài ảo chuyên nghiệp.

Lĩnh vực hoạt động