Truyền thông nội bộ (Internal communications) là gì ?

Trong những năm gần đây các doanh nghiệp không chỉ còn chú trọng đến công tác marketing bên ngoài hay với khách hàng nữa mà còn chú ý đến công tác truyền thông nội bộ. Vì truyền thông có vai trò quan trọng, có ý nghĩa lớn trong công tác xây dựng một tập thể doanh nghiệp vững mạnh. Chính từ đó nhân viên truyền thông nội bộ là bộ phận quan trọng trong nhiều công ty. Chúng ta cùng tìm hiểu về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì nhé!

Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Với định nghĩa này, có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…

Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.

Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên

Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài. Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.

Các thông tin trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều

Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình. Ngoài ra, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.

Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.

Củng cố tinh thần “Đoàn kết là sức mạnh”

Sự thống nhất trong nội bộ là yếu tố quan trọng của một tập thể. Một tập thể lớn chưa hẳn đã là mạnh mà còn cần có sự liên kết, phối hợp và gắn bó chặt chẽ giữa nội bộ với nhau. Điều kiện để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ.

Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt

Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ tinh thần làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng không còn là điều quá ngạc nhiên.

Song song với việc truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, những văn hóa nội bộ tốt đẹp xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.

Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai mảng hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và hình ảnh của doanh nghiệp. Nhân viên doanh nghiệp chính là những cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ và PR in-house là một

PR in-house đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp, doanh nghiệp cụ thể. PR in-house chủ yếu dùng để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.

Lẫn lộn giữa hoạt động quản lý nhân sự với truyền thông nội bộ

Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ẩn phẩm lưu hành nội bộ,… Còn công tác quản lý nhân sự lại bao gồm tuyển dụng, quản lý thông tin ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, quản lý văn phòng phẩm,…

Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.

Truyền thông nội bộ chẳng làm gì khác ngoài tổ chức sự kiện hay văn nghệ cho nhân viên

Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc mà thôi. Bởi vậy, đừng đưa ra yêu cầu phải biết ca hát, dẫn chương trình, hay nhảy múa trong mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ. Thay vào đó, trình độ như giao tiếp hay tạo lập mối quan hệ sẽ phù hợp hơn rất nhiều.

Các phương tiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả hiện nay

Truyền thông nội bộ gánh vác nhiệm vụ chính:

• Phổ biến và giáo dục: Đường lối, chính sách, pháp luật và văn hóa truyền thống trong doanh nghiệp
• Xây dựng mối quan hệ nội bộ tốt đẹp
• Cung cấp và cập nhật các thông tin, nhiệm vụ công tác về chương trình, chính sách của doanh nghiệp
• Tạo động lực thi đua, khen thưởng, khích lệ nhân viên trong các phong trào, hoạt động trong doanh nghiệp như: Khen thưởng cá nhân, phòng ban có thành tích xuất sắc về doanh số, văn hóa, văn nghệ,…

“Mỗi doanh nghiệp có một cách truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp cho riêng mình nhưng có một triết lý chung đó là làm cho nhân viên tin rằng công ty họ đang làm việc là nơi tốt nhất!” (Tác giả Bảo Phương – Chuyên gia truyền thông).

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần cải thiện, đề cao hoạt động truyền thông nội bộ thông qua các phương tiện:

Các phương tiện in ấn (báo chí, tạp chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài phát biểu…):

Đây chính là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến hiện nay. Tại các sản phẩm in ấn thường là các bài chia sẻ về các vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp (sự kiện mới, bài phát biểu, vinh danh, khen thưởng,…). Nhân viên trong doanh nghiệp đọc và hiểu được văn hóa của công ty.

Bảng thông báo của doanh nghiệp:

Tại các doanh nghiệp thường có bảng tin thông báo treo tại văn phòng hoặc bảng thông báo online trên kênh nội bộ để truyền tải các thông tin, nội quy, lịch họp, chính sách, văn hóa nổi bật và muốn nhân viên đọc được. Đây vẫn là một kênh thông tin hữu ích và hiệu quả cho mỗi doanh nghiệp và vị trí đặt bảng thông báo thường nằm ở vị trí nhân viên dễ dàng thấy nhất.

Mạng Internet nội bộ trong doanh nghiệp:

Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng mạng xã hội khác nhau như: Facebook, zalo, workpalce, slack,.. Tại đây, nhân viên trong toàn doanh nghiệp dễ dàng trao đổi, gửi mail và thông tin trực tiếp cho nhau mà không tốn quá nhiều thời gian chờ đợi.

Doanh nghiệp cũng dễ dàng đăng tải, thông báo sự kiện, tin tức hay chính sách mới để toàn bộ nhân viên trong công ty nắm bắt được.

Radio nội bộ:

Khá nhiều doanh nghiệp sử dụng phương thức radio nội bộ vào thời điểm bắt đầu giờ làm, kết thúc giờ làm hoặc chương trình radio vào ngày cố định trong tuần. Nội dung chia sẻ và phát tại radio có thể là: mẩu tin tức nhỏ, thông báo, sự kiện, chuyên mục tâm sự chia sẻ, … nhằm truyền tải thông tin nhanh chóng trong toàn bộ doanh nghiệp.

Các cuộc họp và giao ban nội bộ:

Hàng tuần, các doanh nghiệp thường có cuộc họp tổng kết hoạt động của phòng ban hây tổng kết tuần của doanh nghiệp. Tại các buổi họp như vậy, doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ: Khen thưởng, vinh danh các cá nhân, phòng ban xuất sắc trong tuần hoặc điều chỉnh các sai phạm ảnh hưởng không tốt tới văn hóa doanh nghiệp,..

Cũng tại các buổi họp giao ban với lãnh đạo phòng, doanh nghiệp dễ dàng truyền thông đến cán bộ quản lý. Sau đó, nhờ hoạt động truyền miệng hiệu quả sẽ đưa thông tin nhanh chóng và dễ hiểu thông báo lại tới nhân viên trong phòng để thực hiện và nắm rõ thông tin.

Tổ chức các sự kiện PR nội bộ:

Hoạt động nội bộ góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong công ty. Đây cũng là cách thu hút sự chú ý cảm tình của nhân viên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các sự kiện PR nội bộ như tạo ra các cuộc thi giao lưu phòng ban, tổ chức gameshow giao lưu, chương trình nội bộ,… Thông qua các hoạt động, sự kiện đưa ra nhân viên tại các phòng ban sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp hơn tạo dựng văn hóa tích cực trong doanh nghiệp.