Tổng đài truyền thống từng là nền tảng kết nối khách hàng của hầu hết doanh nghiệp với các ưu điểm: ổn định, đáng tin cậy nhưng giải pháp này lại gây tốn kém và khó mở rộng quy mô vận hành. Tuy nhiên, đi cùng với sự bùng nổ của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, Cloud PBX (tổng đài ảo) đã được phát triển mạnh mẽ và dần được tin dùng như một giải pháp linh hoạt, chi phí thấp và nhiều tính năng hiện đại.

Vậy giữa Cloud PBX và Tổng đài truyền thống, đâu mới là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp ngày nay? 

Hãy cùng TriAnh Solutions khám phá sự khác biệt của từng mô hình trong bài viết dưới đây.

Khái quát về Cloud PBX và Tổng đài truyền thống

Cloud PBX

Cloud PBX, hay còn gọi là tổng đài ảo, là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp hoạt động dựa trên nền tảng đám mây cho phép doanh nghiệp thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua kết nối Internet (sử dụng công nghệ VoIP – Voice over Internet Protocol).

Nói một cách đơn giản, Cloud PBX tái tạo toàn bộ chức năng của tổng đài truyền thống trên nền tảng máy chủ do nhà cung cấp quản lý. Doanh nghiệp tiến hành đăng ký dịch vụ và truy cập thông qua thiết bị kết nối Internet như điện thoại IP, phần mềm softphone trên máy tính hoặc ứng dụng di động, mà không cần đầu tư hạ tầng phần cứng phức tạp.

Ưu thế của Cloud PBX:

• • Tiết kiệm chi phí đầu tư: Thiết lập tổng đài ảo giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì, vận hành.
  • Dễ dàng mở rộng quy mô: Doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt máy lẻ, tính năng hiện đại theo nhu cầu kinh doanh mà không cần mua sắm thêm phần cứng.
  • Linh hoạt làm việc từ xa: Cho phép nhân viên gọi và nhận cuộc gọi từ khách hàng tại bất kỳ đâu có kết nối Internet.
  • Bảo trì đơn giản: Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ bảo trì hệ thống tổng đài và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng tổng đài có hiệu quả.

• Tích hợp phần mềm hiện đại: Với các nhà cung cấp sở hữu nền tảng công nghệ hiện đại, họ sẽ cung cấp giải pháp tích hợp phần mềm CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hơn.

• Quản lý trực quan: Cấu hình tổng đài và quản lý hệ thống thông qua giao diện web trực quan hoặc ứng dụng trên điện thoại di động.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào đường truyền internet: Chất lượng cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng nếu đường truyền internet của doanh nghiệp không ổn định hoặc sử dụng băng thông thấp.
• Khả năng tùy chỉnh tùy vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phụ thuộc vào các tính năng và dịch vụ mà nhà cung cấp đang sẵn có vì vậy doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp uy tín có đủ năng lực hỗ trợ công nghệ hiện đại cho hệ thống tổng đài ảo.
• Bảo mật: Dữ liệu được lưu trữ bởi bên thứ ba, có thể tạo ra những lo ngại nhất định với các doanh nghiệp yêu cầu mức độ bảo mật dữ liệu rất cao (tuy nhiên, các nhà cung cấp uy tín luôn có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và cam kết đảm bảo an toàn dữ liệu cho khách hàng.

Với tổng đài ảo, nhân viên CSKH có thể xử lý công việc ở bất kỳ đâu

Tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống là hệ thống liên lạc nội bộ được triển khai trực tiếp tại văn phòng doanh nghiệp. Mô hình này yêu cầu hạ tầng phần cứng riêng như máy chủ, dây cáp điện thoại và thường vận hành trên công nghệ analog hoặc digital truyền thống.

Ưu điểm:

• Độ ổn định cao: Tổng đài vật lý hoạt động trên đường dây vật lý, ít bị ảnh hưởng bởi sự cố internet, đảm bảo đường truyền ổn và kết nối ổn định.
• Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát hệ thống, phần cứng và dữ liệu, tuy nhiên phần công việc này cần phải có kỹ thuật viên chuyên trách.
• Tính bảo mật cao: Dữ liệu cuộc gọi và thông tin được lưu trữ tại chỗ, đảm bảo tính an toàn dữ liệu.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cao: Doanh nghiệp cần trang bị phần cứng, máy chủ, cài đặt và cấu hình phức tạp, đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật chuyên trách.
• Khả năng mở rộng hạn chế và gây tốn kém: Việc thêm bớt máy lẻ hoặc nâng cấp tính năng thườngdiễn ra phức tạp, tốn kém và mất thời gian.
• Bảo trì phức tạp: Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và cần có nhân viên IT đảm trách công việc này.
• Tính linh hoạt kém: Tổng đài truyền thống khó hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hoặc các chi nhánh ở nhiều vị trí địa lý.
• Không có nhiều tính năng hiện đại: Thiếu tính năng tích hợp đa kênh, quản lý khách hàng và các công cụ kết nối hiện đại so với Cloud PBX.

Mô hình Cloud PBX và Tổng đài truyền thống có nhiều sự khác biệt.

So sánh Cloud PBX và Tổng đài truyền thống

Cloud PBX và Tổng đài truyền thống là hai mô hình hệ thống điện thoại doanh nghiệp với những khác biệt cốt lõi về cách thức hoạt động, chi phí và quản lý.

Để đưa ra sự lựa chọn tối ưu, dưới đây là bảng so sánh tổng hợp những thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp có thể chọn loại hình tổng đài phù hợp:

Kết luận: Doanh nghiệp SME nên chọn giải pháp nào?

Cloud PBX và Tổng đài truyền thống đều có những ưu thế riêng, tùy vào nhu cầu và hạ tầng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh cạnh tranh khắc nghiệt và xu hướng làm việc từ xa nở rộ cùng với sự phát triển mạnh mẽ của internet, Cloud PBX đã chứng minh sự vượt trội dựa vào chi phí tối ưu, linh hoạt mở rộng quy mô và không gây tốn kém chi phí.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu nâng cấp trải nghiệm khách hàng, chuyên nghiệp hóa hoạt động chăm sóc khách hàng và sẵn sàng cho tương lai chuyển đổi số của doanh nghiệp, đây là thời điểm hoàn hảo bạn nên cân nhắc sử dụng Cloud PBX.

TriAnh Solutions – Nhà cung cấp dịch vụ Tổng đài ảo uy tín tại Việt Nam

Hotline: 028 9999 8899 

Tổng đài CSKH: 1900 27 27 77

Email: sales@trianh.vn