Ẩn số điện thoại trên CRM là chức năng giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng bằng cách che giấu một phần hoặc toàn bộ số điện thoại trên hệ thống. Chức năng này giúp hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập và đảm bảo thông tin khách hàng được bảo mật trong quá trình tư vấn, gọi điện, chat, quản lý ticket, đơn hàng và xuất dữ liệu.
Chức năng mã hóa số điện thoại trong phần mềm quản lý khách hàng (CRM) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, đặc biệt là số điện thoại. Mục tiêu chính của chức năng này là đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng luôn được bảo mật, tránh rủi ro rò rỉ thông tin và ngăn ngừa các hành vi xâm phạm quyền riêng tư.
Cách hoạt động của chức năng ẩn số trên CRM
Ẩn Một Phần Số Điện Thoại
Hệ thống sẽ chỉ hiển thị một phần số điện thoại, các phần còn lại sẽ được che giấu bằng ký tự đặc biệt như dấu hoa thị (). Các ký tự này có thể thay đổi tùy vào cấu hình của hệ thống.
Nhân viên vẫn có thể gọi và chat mà không cần hiển thị số điện thoại của khách. Ẩn thông tin trên cuộc gọi trên iPhone và softphone. Ẩn thông tin trong các cuộc trò chuyện với khách hàng. Đảm bảo số điện thoại của khách hàng được ẩn trên tất cả phiếu in, ticket, đơn hàng và các mẫu form khác.
Ví dụ: 091**679 hoặc 07*****5
Phân Quyền Hiển Thị
Chỉ những nhân viên được cấp quyền truy cập đặc biệt mới có khả năng bật/tắt chức năng ẩn số điện thoại. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Việc phân quyền giúp doanh nghiệp kiểm soát rõ ràng nhân viên nào được xem thông tin đầy đủ và nhân viên nào chỉ được làm việc với dữ liệu đã được ẩn. Đây là một trong những cách giúp tăng cường bảo mật thông tin khách hàng trong quá trình sử dụng CRM.
Ẩn số khi xuất dữ liệu
Khi trích xuất hoặc chia sẻ dữ liệu khách hàng, số điện thoại sẽ tự động được mã hóa hoặc ẩn để đảm bảo tính bảo mật khi dữ liệu được lưu trữ hoặc chuyển giao.
Ví dụ: khi xuất file danh sách đơn hàng, số điện thoại sẽ được mã hóa hoặc ẩn.
Quy trình bảo mật số điện thoại khách hàng trên CRM
Khi doanh nghiệp sử dụng chức năng bảo mật số điện thoại khách hàng, dữ liệu có thể được kiểm soát xuyên suốt quá trình nhân viên làm việc trên hệ thống. Từ lúc tiếp nhận thông tin, tư vấn, gọi điện, chat cho đến khi xuất dữ liệu, số điện thoại đều được áp dụng cơ chế hiển thị phù hợp với quyền của từng người dùng.
Đối với nhân viên không được cấp quyền xem đầy đủ thông tin, hệ thống chỉ hiển thị số điện thoại ở dạng đã được che một phần. Nhân viên vẫn có thể thực hiện các nghiệp vụ cần thiết như gọi điện hoặc trao đổi với khách hàng mà không cần biết đầy đủ số điện thoại.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thiết lập quyền truy cập theo từng nhóm nhân viên hoặc vai trò công việc. Việc này giúp hạn chế số lượng người có thể tiếp cận dữ liệu nhạy cảm và giảm nguy cơ thông tin khách hàng bị sử dụng sai mục đích.
Kiểm soát thông tin khách hàng trên nhiều hoạt động
Chức năng ẩn số không chỉ được áp dụng trên thông tin khách hàng trong danh sách CRM mà còn có thể được sử dụng trong nhiều hoạt động liên quan như cuộc gọi, tin nhắn, hội thoại, ticket, đơn hàng, phiếu in và dữ liệu xuất ra từ hệ thống.
Việc kiểm soát thông tin trên nhiều điểm giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng số điện thoại khách hàng xuất hiện công khai trong quá trình nhân viên xử lý công việc. Đồng thời, dữ liệu vẫn được quản lý tập trung trên CRM để phục vụ hoạt động chăm sóc và quản lý khách hàng.
Lợi ích khi sử dụng chức năng ẩn số điện thoại
- Bảo vệ thông tin khách hàng: Giảm thiểu nguy cơ rò rỉ số điện thoại ra ngoài hoặc tiếp xúc với những người không có quyền truy cập, từ đó bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo mật thông tin cá nhân, tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc xâm phạm dữ liệu khách hàng.
- Giảm nguy cơ spam và quấy rối: Ngăn chặn hành vi sử dụng thông tin khách hàng vào mục đích quảng cáo, gọi điện hoặc nhắn tin không mong muốn, bảo vệ khách hàng khỏi các cuộc tấn công làm phiền.
- Nâng cao sự tin tưởng của khách hàng: Việc bảo mật chặt chẽ thông tin cá nhân giúp khách hàng cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn vào doanh nghiệp, từ đó nâng cao mối quan hệ giữa khách hàng và công ty.
Ngoài ra, việc áp dụng chức năng ẩn số điện thoại còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý dữ liệu nội bộ. Khi thông tin được phân quyền và bảo vệ ngay trên hệ thống CRM, doanh nghiệp có thể giảm bớt các rủi ro phát sinh trong quá trình nhân viên truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ dữ liệu khách hàng.
Kết luận
Chức năng ẩn số điện thoại trên CRM giúp doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ thông tin khách hàng và hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu trong quá trình vận hành. Việc kết hợp giữa ẩn số, phân quyền hiển thị và bảo mật dữ liệu khi xuất thông tin giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng an toàn hơn, đồng thời vẫn đảm bảo nhân viên có thể thực hiện các nghiệp vụ chăm sóc khách hàng cần thiết.
