Đăng ký ZBS Template Message là bước quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động gửi thông báo, xác nhận giao dịch và chăm sóc khách hàng qua Zalo. Tuy nhiên, để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, thiết lập tài khoản và nắm rõ quy trình xét duyệt, bàn giao hệ thống. Vậy cần chuẩn bị những giấy tờ nào, thực hiện các bước ra sao và lưu ý gì khi triển khai? Cùng TriAnh Solutions tìm hiểu quy trình đăng ký ZBS Template Message từ đầu, giúp doanh nghiệp chủ động thời gian, kiểm soát chi phí và đưa dịch vụ vào vận hành hiệu quả.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký ZBS Template Message
Để quá trình đăng ký ZBS Template Message diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin pháp lý, tài khoản quản trị và nội dung tin nhắn dự kiến sử dụng. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót khi xác thực tài khoản và gửi mẫu tin xét duyệt.
Các thông tin, hồ sơ nên chuẩn bị gồm:
- Thông tin doanh nghiệp: Tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ chính thức.
- Giấy tờ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khi được yêu cầu xác minh.
- Tài khoản Zalo: Tài khoản dùng để đăng nhập, đăng ký và quản lý dịch vụ.
- Zalo Official Account (OA): Thông tin OA doanh nghiệp, trạng thái xác thực và quyền quản trị nếu sử dụng OA trong phương án triển khai.
- Thông tin người phụ trách: Họ tên, email, số điện thoại của nhân sự quản lý tài khoản và phối hợp kỹ thuật.
- Nội dung Template: Mẫu tin dự kiến gửi, mục đích sử dụng, các trường dữ liệu và nút thao tác nếu có.
- Tài liệu chứng minh mục đích gửi: Thông tin về giao dịch, quy trình chăm sóc khách hàng hoặc chứng từ liên quan khi Zalo yêu cầu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tính thống nhất giữa hồ sơ pháp lý, thông tin tài khoản và nội dung tin nhắn. Tùy loại Template, Zalo có thể yêu cầu bổ sung tài liệu để xác minh tính phù hợp của mục đích gửi.
Xem thêm: Đánh giá nhà cung cấp Contact Center bằng hành trình khách đi qua ba kênh liên hệ
Hướng dẫn đăng ký ZBS Template Message và quy trình xét duyệt
Để đăng ký ZBS Template Message thành công, doanh nghiệp cần thực hiện hai giai đoạn chính: thiết lập tài khoản quản lý và tạo mẫu tin gửi xét duyệt. Việc tuân thủ đúng quy trình giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chuẩn bị tốt cho hoạt động gửi tin qua Zalo.
Thiết lập tài khoản Zalo OA và ZBS Template Message
Trước khi tạo mẫu tin, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thiết lập các tài khoản cần thiết để quản lý dịch vụ.
Các bước thực hiện gồm:
- Đăng ký Zalo OA: Tạo tài khoản Official Account doanh nghiệp, hoàn thiện thông tin và xác thực theo yêu cầu.
- Tạo tài khoản ZBS: Truy cập hệ thống Zalo Business Solutions, đăng nhập và thực hiện đăng ký tài khoản.
- Cập nhật thông tin doanh nghiệp: Kiểm tra tên pháp lý, mã số thuế và thông tin liên hệ.
- Phân quyền quản trị: Thiết lập quyền truy cập cho nhân sự phụ trách quản lý tài khoản và mẫu tin.
- Kiểm tra điều kiện sử dụng: Xác nhận trạng thái tài khoản, phương thức thanh toán và quyền sử dụng dịch vụ.
- Chuẩn bị tích hợp API: Xác định hệ thống CRM, website hoặc phần mềm nội bộ cần kết nối nếu doanh nghiệp có nhu cầu gửi tin tự động.
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nên kiểm tra quyền quản lý tài khoản và các điều kiện sử dụng dịch vụ trước khi chuyển sang bước tạo Template.
Các bước đăng ký và xét duyệt ZBS Template Message
Khi tài khoản đã sẵn sàng, doanh nghiệp tiến hành thiết kế mẫu tin và gửi xét duyệt theo quy định của Zalo.
Quy trình cơ bản gồm:
- Xác định mục đích gửi: Lựa chọn nhu cầu xác thực, thông báo đơn hàng, giao dịch, thanh toán hoặc chăm sóc khách hàng.
- Lựa chọn loại Template: Chọn mẫu phù hợp với nội dung và đối tượng nhận tin.
- Thiết kế nội dung: Soạn thông điệp, khai báo các biến như tên khách hàng, mã đơn hàng hoặc trạng thái giao dịch.
- Thiết lập thành phần bổ sung: Cấu hình nút thao tác, đường dẫn hoặc hình ảnh nếu cần.
- Gửi mẫu xét duyệt: Khai báo mục đích sử dụng, kiểm tra thông tin và gửi Template trên hệ thống ZBS.
- Theo dõi kết quả: Kiểm tra trạng thái xét duyệt, chỉnh sửa và gửi lại nếu mẫu chưa đáp ứng yêu cầu.
Sau khi Template được phê duyệt, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm thử và triển khai gửi tin theo điều kiện sử dụng dịch vụ. Nội dung mẫu cần bảo đảm tính chính xác, phù hợp với mục đích gửi và tuân thủ chính sách hiện hành của Zalo.
Xem thêm: Đánh giá nhà cung cấp Call Center ảo bằng một buổi demo có kịch bản nghiệp vụ
Quy trình kiểm thử và bàn giao hệ thống sau khi đăng ký
Sau khi Template được xét duyệt, doanh nghiệp cần kiểm thử toàn bộ quy trình gửi tin trước khi triển khai chính thức. Công đoạn này giúp phát hiện lỗi dữ liệu, kết nối và cách hiển thị nội dung trên thiết bị của người nhận.
Quy trình kiểm thử và bàn giao nên bao gồm:
- Kiểm tra Template: Đối chiếu nội dung đã duyệt, các biến dữ liệu, hình ảnh và nút thao tác.
- Kiểm thử kết nối API: Xác nhận khả năng gửi yêu cầu từ CRM, website hoặc phần mềm quản lý nếu có tích hợp.
- Gửi tin thử nghiệm: Kiểm tra cách hiển thị nội dung, đường dẫn và thông tin cá nhân hóa.
- Theo dõi trạng thái gửi: Kiểm tra phản hồi từ hệ thống, kết quả xử lý và các trường hợp gửi không thành công.
- Kiểm tra chi phí: Đối chiếu phương thức tính phí, cấu hình gửi và các khoản dịch vụ liên quan.
- Phân quyền tài khoản: Bàn giao quyền quản trị phù hợp cho nhân sự doanh nghiệp.
- Bàn giao tài liệu: Cung cấp danh sách Template, thông tin cấu hình, tài liệu tích hợp và hướng dẫn vận hành.
- Hướng dẫn sử dụng: Đào tạo nhân sự cách theo dõi báo cáo, xử lý lỗi và quản lý mẫu tin.
Trước khi nghiệm thu, hai bên nên thống nhất danh sách hạng mục đã hoàn thành, trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật và phương án xử lý sự cố. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động vận hành dịch vụ sau bàn giao.
Liên hệ TriAnh Solutions để được tư vấn đăng ký ZBS Template Message
Đăng ký ZBS Template Message là quy trình gồm nhiều công đoạn, từ chuẩn bị hồ sơ, thiết lập tài khoản, tạo mẫu tin, xét duyệt đến kiểm thử và bàn giao hệ thống. Việc thực hiện đúng từng bước giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, chủ động triển khai và quản lý hoạt động gửi tin hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu giải pháp ZBS Template Message, hãy liên hệ TriAnh Solutions để được tư vấn về hồ sơ đăng ký, phương án thiết lập tài khoản, tích hợp hệ thống và quy trình triển khai phù hợp với nhu cầu thực tế.
