Gắn tag trong Chat là tính năng hỗ trợ Agent dễ dàng nhận diện và phân loại các cuộc trò chuyện dựa trên nhu cầu của khách hàng. Thay vì phải theo dõi từng cuộc chat một cách thủ công, Agent có thể sử dụng Tag để đánh dấu và phân nhóm các cuộc trò chuyện theo từng nội dung hoặc nhu cầu cụ thể.
Việc gắn Tag không chỉ giúp phân loại thông tin nhanh chóng mà còn hỗ trợ quá trình quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Khi mỗi cuộc trò chuyện được gắn Tag phù hợp, Agent có thể dễ dàng nhận biết nội dung cần xử lý, theo dõi thông tin khách hàng và tìm kiếm dữ liệu thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể dựa trên dữ liệu Tag để theo dõi tình hình chăm sóc khách hàng và hiệu quả làm việc của đội ngũ.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng tính năng gắn tag trong Chat, từ việc gắn, gỡ, tạo mới đến quản lý và xem báo cáo Tag.
Hướng dẫn gắn tag trong Chat cho 1 cuộc chat
Tính năng gắn Tag giúp Agent phân loại cuộc trò chuyện ngay trong quá trình trao đổi với khách hàng. Tùy theo nội dung hoặc nhu cầu của khách hàng, Agent có thể lựa chọn Tag phù hợp để thuận tiện cho việc theo dõi và xử lý sau đó.
Bước 1: Chọn cuộc chat cần tạo Tag
Truy cập vào cuộc trò chuyện mà bạn muốn gắn Tag.
Bước 2: Chọn Tag cần gắn
Sau khi vào cuộc chat, bạn chỉ cần chọn Tag mà mình muốn gắn cho cuộc trò chuyện đó. Các Tag có sẵn sẽ hiển thị để bạn lựa chọn phù hợp với nhu cầu phân loại, từ đó dễ dàng theo dõi và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Việc lựa chọn đúng Tag giúp Agent nhanh chóng nhận diện đặc điểm của từng cuộc trò chuyện. Đồng thời, các thông tin được phân loại cũng có thể phục vụ cho việc thống kê và báo cáo sau này.
Hướng dẫn gỡ tag trong Chat cho 1 cuộc chat
Trong quá trình làm việc, nhu cầu xử lý khách hàng có thể thay đổi. Khi một Tag không còn phù hợp với cuộc trò chuyện, Agent có thể gỡ Tag đã gắn để cập nhật lại thông tin phân loại.
Bước 1: Chọn cuộc chat cần gỡ tag
Đầu tiên, bạn cần vào cuộc trò chuyện mà bạn muốn gỡ Tag.
Bước 2: Nhấn chọn Tag đã gắn
Tiếp theo, chỉ cần nhấn vào Tag đã gắn trong cuộc trò chuyện. Sau đó, bạn có thể chọn gỡ Tag cho cuộc chat đó, hoàn thành việc loại bỏ Tag một cách nhanh chóng.
Thao tác gỡ Tag giúp thông tin của cuộc chat được cập nhật chính xác hơn, hạn chế tình trạng sử dụng Tag cũ hoặc phân loại không đúng với nhu cầu thực tế của khách hàng.
Cách tạo nhanh Tag mới trong Chat
Trong trường hợp danh sách Tag hiện có chưa đáp ứng nhu cầu phân loại, Agent có thể chủ động tạo nhanh Tag mới ngay trên màn hình Chat. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt xây dựng hệ thống Tag phù hợp với từng nhóm khách hàng hoặc từng tình huống chăm sóc.
Để tạo một Tag mới, đơn giản chỉ cần truy cập vào màn hình chat, nhấn vào icon để bắt đầu tạo.
Sau đó, điền đầy đủ thông tin cần thiết cho Tag mà bạn muốn tạo. Nên đặt tên Tag rõ ràng, dễ nhận diện để Agent có thể lựa chọn và sử dụng thuận tiện trong quá trình làm việc.
Khi Tag được tạo thành công, nó sẽ hiển thị ngay phía trên khung chat, giúp bạn dễ dàng nhận diện và sử dụng trong quá trình làm việc.
Cách quản lý Tag trong Chat
Khi số lượng Tag tăng lên trong quá trình sử dụng, việc quản lý danh sách Tag là cần thiết để đảm bảo hệ thống luôn rõ ràng và phù hợp với nhu cầu thực tế. Tính năng quản lý Tag giúp bạn kiểm soát các Tag đã tạo và chủ động cập nhật danh sách Tag khi cần.
Để quản lý các Tag đã tạo, bạn cần truy cập vào menu: Quản lý => Cài đặt => Chức năng mới => Quản lý Tag
1. Thêm Tag mới
Tại đây, bạn có thể dễ dàng thêm các Tag mới khi cần. Việc bổ sung Tag giúp doanh nghiệp mở rộng nhóm phân loại khách hàng và đáp ứng những nhu cầu phát sinh trong quá trình chăm sóc.
2. Cập nhật / Xóa Tag
Bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa các Tag không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng. Việc thường xuyên rà soát danh sách Tag giúp hạn chế các Tag trùng lặp, không còn sử dụng hoặc gây khó khăn cho Agent khi lựa chọn.
Xem báo cáo Tag trong Chat
Không chỉ hỗ trợ phân loại cuộc chat, tính năng Tag còn giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích tình hình sử dụng Tag thông qua các báo cáo. Đây là cơ sở để quản lý có thêm thông tin về hoạt động chăm sóc khách hàng và hiệu quả làm việc của đội ngũ Agent.
Tính năng báo cáo Tag giúp bạn theo dõi và phân tích chi tiết tình hình sử dụng Tag trong quá trình chăm sóc khách hàng.
1. Thống kê Tag theo kênh và trang social
Dễ dàng theo dõi và phân tích việc sử dụng các Tag trên các nền tảng khác nhau. Thông qua các thống kê này, doanh nghiệp có thể nắm được những nhóm nội dung hoặc nhu cầu khách hàng thường xuyên xuất hiện trên từng kênh.
2. Báo cáo chi tiết theo Agent
Bạn cũng có thể xem các báo cáo chi tiết về các Agent đã gắn Tag cho khách hàng, giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc của đội ngũ. Dữ liệu này hỗ trợ người quản lý theo dõi cách Agent sử dụng Tag và có thêm cơ sở để đánh giá, điều chỉnh quy trình chăm sóc khách hàng.
Với tính năng gắn tag trong Chat, việc phân loại cuộc trò chuyện, quản lý thông tin khách hàng và theo dõi hiệu quả làm việc của Agent trở nên thuận tiện hơn. Từ việc gắn, gỡ, tạo mới đến quản lý và xem báo cáo Tag, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu cuộc trò chuyện một cách rõ ràng và hỗ trợ Agent xử lý khách hàng hiệu quả hơn.
Việc sử dụng Tag đúng cách cũng giúp doanh nghiệp có thêm dữ liệu để phân tích nhu cầu khách hàng, theo dõi hoạt động trên các kênh và cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng. Đây là một tính năng hữu ích đối với các doanh nghiệp cần quản lý số lượng lớn cuộc trò chuyện và muốn chuẩn hóa hoạt động chăm sóc khách hàng.
