Trong quá trình triển khai Zalo Business Solutions (ZBS), doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu tin nhắn phù hợp với từng mục đích giao dịch. Tuy nhiên, phân loại template ZBS dễ gây nhầm lẫn khi các thông báo xác nhận đơn hàng, thanh toán, lịch hẹn hoặc cập nhật dịch vụ có nội dung tương tự nhau. Vậy làm thế nào để lựa chọn đúng loại template và đáp ứng yêu cầu xét duyệt? Cùng TriAnh Solutions tìm hiểu cách phân loại template ZBS qua các tình huống giao dịch thực tế trong bài viết dưới đây.
Phân loại template ZBS dựa trên những tiêu chí nào?
Phân loại template ZBS giúp doanh nghiệp xác định đúng mục đích gửi tin, bối cảnh giao dịch và đối tượng nhận. Theo cách phân loại mục đích gửi của ZBS, template gồm ba nhóm: Giao dịch (Tag 1), Chăm sóc khách hàng (Tag 2) và Hậu mãi (Tag 3).
Các tiêu chí cần xem xét gồm:
- Mục đích gửi: Xác định tin nhắn nhằm xác nhận giao dịch, chăm sóc khách hàng hay giới thiệu ưu đãi.
- Bối cảnh giao dịch: Kiểm tra nội dung có gắn với đơn hàng, thanh toán, lịch hẹn hoặc dịch vụ cụ thể không.
- Đối tượng nhận: Xác minh mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
- Thời điểm gửi: Xác định sự kiện kích hoạt thông báo, chẳng hạn đặt hàng thành công hoặc đến hạn thanh toán.
- Tag 1 – Giao dịch: Dành cho thông báo liên quan đến giao dịch cụ thể như xác nhận đơn hàng, giao hàng và thanh toán.
- Tag 2 – Chăm sóc khách hàng: Phù hợp với thông báo dịch vụ, thay đổi chính sách hoặc khảo sát theo điều kiện áp dụng.
- Tag 3 – Hậu mãi: Áp dụng cho nội dung ưu đãi, khuyến mãi hoặc giới thiệu thêm sản phẩm theo quy định.
Doanh nghiệp cần đánh giá toàn bộ nội dung và tình huống gửi, không chỉ dựa vào một vài từ khóa. Việc lựa chọn đúng mục đích giúp hạn chế sai sót khi đăng ký và xét duyệt template.
Các loại template ZBS được sử dụng trong tình huống giao dịch nào?
Trong thực tế, template ZBS thường được sử dụng để thông báo đơn hàng, thanh toán, lịch hẹn và trạng thái dịch vụ. Mỗi tình huống cần được xem xét theo nội dung cụ thể để lựa chọn nhóm template phù hợp.
Template xác nhận đơn hàng và cập nhật trạng thái giao hàng
Các thông báo liên quan trực tiếp đến đơn hàng thường phù hợp với nhóm Giao dịch (Tag 1).
Những trường hợp phổ biến gồm:
- Xác nhận đặt hàng: Thông báo mã đơn và trạng thái tiếp nhận.
- Cập nhật vận chuyển: Cung cấp tình trạng đơn hàng đang giao.
- Giao hàng thành công: Xác nhận đơn hàng đã hoàn tất.
- Giao hàng thất bại: Thông báo nguyên nhân hoặc hướng xử lý tiếp theo.
Nội dung cần tập trung vào đơn hàng cụ thể, tránh kết hợp thông tin quảng cáo không liên quan.
Xem thêm: Voice Brandname tên nhiều thương hiệu: Cách quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp
Template thông báo thanh toán và xác nhận giao dịch
Template thanh toán cần được phân loại theo mục đích thông báo, tránh nhầm lẫn giữa giao dịch hiện có và nội dung bán thêm dịch vụ.
Các tình huống thường gặp gồm:
- Xác nhận thanh toán: Thông báo giao dịch đã được ghi nhận.
- Nhắc thanh toán: Yêu cầu hoàn tất khoản phí của giao dịch hiện có.
- Cập nhật giao dịch: Thông báo thanh toán đang xử lý hoặc hoàn tất.
Những nội dung gắn với giao dịch cụ thể thường thuộc Tag 1. Trong khi đó, lời mời mua thêm hoặc tái tục dịch vụ đã hết hạn có thể được xem xét theo Tag 3, tùy nội dung thực tế.
Template nhắc lịch hẹn và cập nhật trạng thái dịch vụ
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, template ZBS hỗ trợ gửi thông báo liên quan đến lịch hẹn và quá trình sử dụng dịch vụ.
Một số tình huống gồm:
- Xác nhận lịch hẹn: Gửi thời gian, địa điểm và mã lịch hẹn.
- Nhắc lịch sử dụng dịch vụ: Thông báo trước thời điểm khách hàng đã đăng ký.
- Thay đổi lịch hẹn: Cập nhật thời gian hoặc trạng thái đặt lịch.
- Thông báo dịch vụ: Cung cấp thông tin thay đổi chính sách hoặc tài khoản.
Thông báo gắn với lịch hẹn cụ thể thường thuộc Tag 1, trong khi cập nhật chính sách dịch vụ có thể phù hợp với Tag 2.
Làm thế nào để phân loại template ZBS qua tình huống thực tế?
Để phân loại template ZBS chính xác, doanh nghiệp nên xác định sự kiện phát sinh, mục đích thông báo và dữ liệu cần truyền tải. Dưới đây là bốn tình huống phổ biến giúp làm rõ cách lựa chọn template.
Tình huống 1: Khách hàng vừa đặt hàng thành công
Khi khách hàng hoàn tất đơn hàng trên website, doanh nghiệp cần gửi thông báo xác nhận.
- Mục đích: Xác nhận giao dịch vừa phát sinh.
- Thông tin: Mã đơn hàng, thời gian và trạng thái đơn.
- Phân loại: Tag 1 – Giao dịch.
- Lưu ý: Không chèn lời mời mua thêm sản phẩm không liên quan.
Đây là trường hợp có mối liên hệ rõ ràng giữa người nhận và giao dịch.
Tình huống 2: Đơn hàng đang vận chuyển hoặc giao thất bại
Doanh nghiệp gửi tin nhắn khi đơn vị vận chuyển cập nhật trạng thái giao hàng.
- Mục đích: Thông báo tiến trình vận chuyển.
- Thông tin: Mã đơn, trạng thái giao hàng và hướng xử lý.
- Phân loại: Tag 1 – Giao dịch.
- Lưu ý: Không kết hợp chương trình khuyến mãi vào thông báo.
Nội dung cần phản ánh đúng trạng thái thực tế để khách hàng nắm được tình hình đơn hàng.
Tình huống 3: Khách hàng đến hạn thanh toán
Doanh nghiệp cần nhắc khách hàng hoàn tất khoản phí của dịch vụ đang sử dụng.
- Mục đích: Nhắc thanh toán giao dịch hiện có.
- Thông tin: Mã giao dịch, số tiền và thời hạn.
- Phân loại: Thường là Tag 1 – Giao dịch.
- Lưu ý: Phân biệt thông báo thanh toán với lời mời mua thêm dịch vụ.
Nếu tin nhắn chuyển sang giới thiệu gói dịch vụ mới, doanh nghiệp cần đánh giá lại mục đích gửi.
Xem thêm: Cách viết mẫu SMS chăm sóc khách hàng rõ ràng, đầy đủ thông tin và dễ liên hệ
Tình huống 4: Khách hàng có lịch hẹn sử dụng dịch vụ
Khi khách hàng đã đặt lịch, doanh nghiệp có thể gửi template ZBS để xác nhận hoặc nhắc lịch hẹn.
- Mục đích: Xác nhận hoặc nhắc lịch sử dụng dịch vụ.
- Thông tin: Mã lịch hẹn, thời gian và địa điểm.
- Phân loại: Tag 1 – Giao dịch.
- Lưu ý: Không chèn nội dung quảng cáo không liên quan.
Phân loại đúng template giúp doanh nghiệp gửi thông báo chính xác và hỗ trợ khách hàng theo dõi lịch hẹn.
Cần kiểm tra những gì trước khi đăng ký template ZBS?
Trước khi gửi template ZBS xét duyệt, doanh nghiệp cần kiểm tra mục đích, nội dung, biến dữ liệu và thông tin tài khoản để hạn chế sai sót trong quá trình đăng ký.
Các nội dung quan trọng gồm:
- Mục đích gửi: Xác định template thuộc Tag 1, Tag 2 hay Tag 3.
- Sự kiện kích hoạt: Làm rõ thời điểm gửi tin theo trạng thái đơn hàng, thanh toán hoặc lịch hẹn.
- Đối tượng nhận: Kiểm tra mối quan hệ giao dịch và điều kiện gửi tin theo quy định.
- Nội dung mẫu: Đảm bảo thông tin rõ ràng, chính xác và phù hợp với mục đích.
- Biến dữ liệu: Kiểm tra tên khách hàng, mã đơn hàng, số tiền hoặc thời gian hiển thị.
- Nút thao tác: Xác nhận chức năng và đường dẫn phù hợp với nội dung.
- Thông tin OA và ứng dụng: Kiểm tra Zalo OA, App ID và quyền truy cập cần thiết.
- Điều kiện xét duyệt: Đối chiếu yêu cầu về nội dung, định dạng và loại template.
- Kiểm tra sau phê duyệt: Thử nghiệm dữ liệu, đối tượng nhận và thời điểm gửi trước khi triển khai.
Rà soát đầy đủ các yếu tố trên giúp doanh nghiệp phân loại template ZBS đúng mục đích, giảm lỗi đăng ký và hạn chế gửi thông báo sai ngữ cảnh.
Liên hệ TriAnh Solutions để được tư vấn phân loại template ZBS
Phân loại template ZBS đúng mục đích giúp doanh nghiệp xây dựng thông báo phù hợp với từng tình huống, từ xác nhận đơn hàng, cập nhật thanh toán đến nhắc lịch hẹn và chăm sóc khách hàng. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm tra bối cảnh gửi, đối tượng nhận và yêu cầu xét duyệt.
Nếu đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn template hoặc triển khai tin nhắn ZBS qua Zalo OA, hãy liên hệ TriAnh Solutions để được tư vấn giải pháp phù hợp, hỗ trợ quản lý thông báo giao dịch và tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng.
