Để thông tin giao dịch và chăm sóc khách hàng qua Zalo được truyền tải đúng đối tượng, doanh nghiệp cần thiết kế mẫu tin nhắn phù hợp với từng tình huống sử dụng. Tuy nhiên, Tạo mẫu ZBS Template Message không chỉ đơn giản là soạn nội dung mà còn liên quan đến việc phân loại thông báo, khai báo dữ liệu và đáp ứng quy định xét duyệt. Doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào để thiết kế mẫu tin nhắn phù hợp, hạn chế sai sót và tối ưu quá trình gửi xét duyệt? Cùng TriAnh Solutions tìm hiểu các bước thực hiện trong bài viết sau.
Tạo mẫu ZBS Template Message là gì và cần chuẩn bị những gì?
Tạo mẫu ZBS Template Message là việc thiết lập khuôn mẫu tin nhắn trên nền tảng Zalo Business Solutions trước khi gửi đến khách hàng. Tùy mục đích sử dụng, mẫu có thể kết hợp nội dung văn bản, hình ảnh, biến dữ liệu và nút thao tác. Để bắt đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Nhu cầu thông báo: Làm rõ tin nhắn phục vụ giao dịch, cung cấp thông tin dịch vụ hay chăm sóc sau bán hàng.
- Nhóm người nhận: Xác định khách hàng đủ điều kiện tiếp nhận thông báo theo chính sách hiện hành.
- Tình huống gửi tin: Quy định sự kiện phát sinh thông báo và thời điểm hệ thống thực hiện gửi.
- Tài khoản sử dụng: Kiểm tra quyền tạo mẫu trên ZBS cùng trạng thái liên kết của OA và AppID.
- Nội dung dự kiến: Chuẩn bị thông điệp chính, hình ảnh nhận diện và các thao tác tương tác cần thiết.
- Thông tin thay đổi: Liệt kê dữ liệu cá nhân hóa như họ tên, số đơn hàng hoặc lịch hẹn.
- Thông tin giải trình: Chuẩn bị ví dụ minh họa và mô tả tình huống để phục vụ quá trình kiểm duyệt.
Việc hoàn thiện các đầu mục trên giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng mẫu tin, đồng thời tránh phải điều chỉnh nhiều lần do thiếu dữ liệu hoặc xác định sai mục đích.
Cách lựa chọn loại mẫu ZBS Template Message phù hợp với nhu cầu
Mỗi thông báo gửi qua Zalo đều gắn với một tình huống nghiệp vụ cụ thể. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn nhóm nội dung tương ứng trước khi thiết kế. Phân loại đúng ngay từ đầu sẽ giúp mẫu tin thể hiện rõ lý do liên hệ với khách hàng và phù hợp hơn với yêu cầu xét duyệt.
Phân nhóm mẫu tin nhắn theo nhu cầu và mục đích gửi thông báo
Đối với các mẫu tin tùy chỉnh, nội dung thường được phân chia theo ba nhóm mục đích:
| Nhóm thông báo | Đặc điểm nội dung | Tình huống minh họa |
| Giao dịch (Tag 1) | Cung cấp thông tin liên quan đến một giao dịch cụ thể | Xác nhận đặt hàng, thông báo tiến độ xử lý đơn |
| Chăm sóc khách hàng (Tag 2) | Truyền tải thông tin phục vụ quá trình sử dụng dịch vụ | Cập nhật dịch vụ, khảo sát trải nghiệm khách hàng |
| Hậu mãi (Tag 3) | Giới thiệu cơ hội tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ | Thông tin ưu đãi, gợi ý sử dụng thêm dịch vụ |
Khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem xét bản chất thông điệp thay vì chỉ dựa vào tên chiến dịch. Chẳng hạn, thông báo về một giao dịch đang diễn ra có mục đích khác với lời mời khách hàng đăng ký thêm dịch vụ.
Ngoài những nhóm trên, ZBS còn hỗ trợ các mẫu chuyên biệt theo từng nhu cầu, chẳng hạn mẫu xác thực hoặc đánh giá dịch vụ. Điều kiện sử dụng và phạm vi hỗ trợ cần được kiểm tra trên tài khoản thực tế.
Xem thêm: Contact Center Customer 360: Xây dựng hồ sơ khách hàng thống nhất từ nhiều nguồn
Lựa chọn thông tin hiển thị và thiết lập dữ liệu riêng cho từng khách hàng
Sau khi chọn nhóm thông báo, doanh nghiệp cần xác định phần thông tin cố định và những dữ liệu thay đổi theo từng người nhận. Để thông điệp rõ ràng và dễ tiếp nhận, doanh nghiệp nên chú ý đến những thành phần chính sau:
- Tiêu đề: Nêu rõ nội dung hoặc sự kiện mà khách hàng cần biết.
- Thông điệp chính: Cung cấp thông tin cần thiết bằng cách diễn đạt ngắn gọn, dễ theo dõi.
- Trường dữ liệu động: Chèn các giá trị riêng của từng khách hàng hoặc giao dịch.
- Hình ảnh nhận diện: Sử dụng khi mẫu hỗ trợ và nội dung thực sự cần thiết.
- Nút thao tác: Hướng người nhận đến chức năng tra cứu hoặc hành động phù hợp.
Ví dụ, với thông báo lịch giao hàng, mẫu tin có thể sử dụng các trường dữ liệu về tên người nhận, mã đơn và thời gian giao dự kiến.
Doanh nghiệp nên thống nhất cách đặt tên biến với bộ phận kỹ thuật để thuận tiện khi liên kết dữ liệu từ CRM hoặc hệ thống quản lý đơn hàng.
Quy trình tạo mẫu ZBS Template Message theo từng bước
Sau khi hoàn thiện yêu cầu nghiệp vụ, doanh nghiệp tiến hành Tạo mẫu ZBS Template Message trên hệ thống quản lý. Để tránh bỏ sót công việc, quy trình nên được chia thành năm bước:
- Bước 1 – Xây dựng tình huống sử dụng: Xác định thông báo sẽ được gửi trong trường hợp nào, ai là người nhận và dữ liệu nào cần xuất hiện. Đồng thời, kiểm tra điều kiện gửi tin áp dụng cho nhóm khách hàng đó.
- Bước 2 – Khởi tạo và thiết kế mẫu: Truy cập chức năng quản lý Template trên ZBS, chọn tạo mẫu và khai báo các thông tin cần thiết. Tiếp theo, soạn nội dung, chọn loại thông báo, cấu hình biến dữ liệu và nút tương tác nếu có.
- Bước 3 – Rà soát cách hiển thị: Đọc lại thông điệp, kiểm tra tên thương hiệu, hình ảnh, tham số và đường dẫn. Sử dụng chế độ xem trước hoặc gửi thử nếu tài khoản hỗ trợ.
- Bước 4 – Hoàn thiện hồ sơ xét duyệt: Điền dữ liệu ví dụ, bổ sung phần giải thích nghiệp vụ khi cần và đối chiếu nội dung với chính sách ZBS. Sau đó, xác nhận gửi mẫu để kiểm duyệt.
- Bước 5 – Tiếp nhận kết quả: Theo dõi trạng thái mẫu trong hệ thống. Nếu chưa được chấp thuận, doanh nghiệp cần xem phản hồi và thực hiện điều chỉnh theo quy trình được hỗ trợ. Với mẫu đã duyệt, lưu mã Template để phục vụ cấu hình gửi tin.
Doanh nghiệp không nên chờ đến thời điểm cần gửi thông báo mới bắt đầu tạo mẫu. Việc chuẩn bị trước giúp có thời gian xử lý phản hồi kiểm duyệt và kiểm tra khả năng kết nối với hệ thống gửi tin.
Xem thêm: Cấu hình hàng đợi Call Center theo thời gian chờ chấp nhận được
Cần kiểm tra những gì trước khi gửi duyệt ZBS Template Message?
Một mẫu tin có nội dung đầy đủ vẫn có thể gặp vấn đề nếu thông tin khai báo không khớp với tình huống sử dụng hoặc dữ liệu minh họa thiếu chính xác. Vì vậy, trước khi gửi duyệt, doanh nghiệp nên đối chiếu từng thành phần theo checklist sau:
| Nội dung rà soát | Yêu cầu cần đáp ứng |
| Mục đích thông báo | Nhóm nội dung được lựa chọn phản ánh đúng nghiệp vụ |
| Điều kiện người nhận | Khách hàng thuộc đối tượng được phép tiếp nhận tin |
| Thông tin tài khoản | OA, AppID và quyền sử dụng được thiết lập phù hợp |
| Tiêu đề và nội dung | Thông điệp rõ nghĩa, chính xác và không gây hiểu nhầm |
| Biến dữ liệu | Có tên trường, định dạng và giá trị minh họa tương ứng |
| Logo, hình ảnh | Nội dung phù hợp với thương hiệu và yêu cầu hiển thị |
| Nút tương tác | Chức năng và địa chỉ liên kết đáp ứng mục đích sử dụng |
| Thông tin minh họa | Cho thấy rõ cách mẫu được sử dụng trong thực tế |
| Chính sách xét duyệt | Tuân thủ điều kiện chung và yêu cầu của từng nhóm mẫu |
| Bố cục tin nhắn | Nội dung được trình bày đầy đủ, dễ đọc và không bị lỗi |
Bên cạnh việc kiểm tra từng trường thông tin, doanh nghiệp cần đối chiếu toàn bộ mẫu với tình huống thực tế. Ví dụ, thông báo xác nhận đơn hàng phải thể hiện đúng giao dịch đã phát sinh, không nên lồng ghép nội dung quảng bá không phù hợp.
Khi nhận được phản hồi từ hệ thống kiểm duyệt, cần xác định chính xác nguyên nhân để xử lý. Việc gửi lại mẫu mà không khắc phục vấn đề có thể kéo dài thời gian triển khai.
Liên hệ TriAnh Solutions để được tư vấn tạo mẫu ZBS Template Message
Tạo mẫu ZBS Template Message cần có sự phối hợp giữa yêu cầu nghiệp vụ, nội dung truyền tải và cấu hình dữ liệu. Chuẩn bị đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, thuận tiện theo dõi xét duyệt và chủ động triển khai các thông báo trên Zalo.
Nếu cần tư vấn lựa chọn loại mẫu, xây dựng kịch bản tin nhắn hoặc kết nối dữ liệu khách hàng, hãy liên hệ TriAnh Solutions. TriAnh Solutions hỗ trợ doanh nghiệp tìm hiểu giải pháp phù hợp với hoạt động thực tế, hướng đến quy trình gửi thông báo rõ ràng và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
